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Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz braucht einen kla­ren Plan

Digi­ta­li­sie­rung am Ar­beits­platz er­for­dert ei­ne um­fas­sen­de Be­trach­tung des The­mas – von Tech­nik­aus­wahl über Pro­zess­op­ti­mie­rung bis zur Mit­ar­bei­ter­schu­lung. Ge­sprä­che mit Ex­per­ten sind des­halb bes­ser als tech­ni­sche Auf­rüs­tung nach dem Gieß­kannenprinzip.

Text: Frank Wiercks


Inno­va­ti­ons­freu­dige oder tech­ni­kaf­fine Unter­neh­mer, die Inves­ti­tio­nen in digi­tale Tech­no­lo­gien pla­nen, dürf­ten sich durch sol­che Zah­len bestä­tigt füh­len: Für 92 Pro­zent der vom Digi­tal­ver­band Bit­kom befrag­ten Beschäf­tig­ten ist die Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz bezie­hungs­weise im Berufs­le­ben eine gute Sache. In der eige­nen beruf­li­chen Situa­tion betrach­ten ins­ge­samt zwei Drit­tel der Befrag­ten die Digi­ta­li­sie­rung eher als Chance denn als Risiko. Bei den unter 30-Jäh­ri­gen sind es sogar 70 Pro­zent. Die ableh­nende Hal­tung ihrer Mit­ar­bei­ter kön­nen Fir­men­chefs also nicht als Argu­ment anfüh­ren, wenn sie auf den Ein­satz moder­ner Tech­no­lo­gien ver­zich­ten. Eher soll­ten sie sich die Frage stel­len: Kann ich über­haupt noch Aus­zu­bil­dende für Tätig­kei­ten in mei­nem Betrieb inter­es­sie­ren, wenn dort kaum Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz statt­fin­det? Spreng­stoff birgt das Thema vor allem für klei­nere Unter­neh­men etwa in Hand­werk oder Han­del, denn sie hin­ken tech­nisch hin­ter­her. Dort läuft bei­spiels­weise auf vie­len Rech­nern noch Win­dows 7, obwohl Micro­soft den Sup­port des elf Jahre alten Betriebs­sys­tems ein­ge­stellt hat.

Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz braucht ei­nen kla­ren Plan

Als attrak­ti­ver Arbeit­ge­ber gel­ten und Leis­tun­gen mit­hilfe digi­ta­ler Tech­no­lo­gien schnell, fle­xi­bel, kos­ten­güns­tig sowie kun­den­ori­en­tiert erbrin­gen: Das sind gute Gründe für Fir­men­chefs, sich der Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz zu wid­men. Aber gerade klei­nere Unter­neh­men und Mit­tel­ständ­ler agie­ren oft zurück­hal­tend oder nicht wirk­lich ziel­füh­rend. Eine Stu­die des Inter­net­dienst­leis­ters 1&1 attes­tiert vie­len Klein­un­ter­neh­mern eine „Zufrie­den­heits­starre“: Sie sehen zwar die Not­wen­dig­keit der Digi­ta­li­sie­rung, trei­ben sie aber nur lang­sam voran. Andere Betriebe tun etwas, errei­chen damit aber nicht auto­ma­tisch das erwünschte Ziel. Laut Gal­lup Enga­ge­ment Index fühlt sich ein Drit­tel der Beschäf­tig­ten bei dem Thema allein gelas­sen. Haupt­kri­tik: feh­lende digi­tale Wei­ter­bil­dung. „Es geht bei der digi­ta­len Trans­for­ma­tion nicht allein um Tools und neue Tech­no­lo­gien, son­dern um die Ver­än­de­rung der Arbeits­kul­tur,“ erklärt Marco Nink von Gal­lup. „Das fängt bei den Mit­ar­bei­tern an.“ Unter­neh­mer brau­chen einen guten Plan, damit die Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz funk­tio­niert. Dabei spie­len vier Aspekte eine Rolle: inhalt­li­che Fokus­sie­rung, tech­ni­sche Aus­stat­tung, orga­ni­sa­to­ri­sche Ver­bes­se­rung, per­sön­li­ches Enga­ge­ment.

Meis­tens be­ginnt Di­gi­ta­li­sierung am Arbeits­platz im Büro

Inhalt­li­che Fokus­sie­rung: Viel hilft viel? Die­ser Ansatz kann bei der Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz in einem finan­zi­el­len Fiasko enden. Ins­be­son­dere klei­nere Betriebe soll­ten nur gezielt in digi­tale Tech­no­lo­gien inves­tie­ren, die erkenn­bare Vor­teile ver­spre­chen – und die Gieß­kanne ver­ges­sen. Meis­tens emp­fiehlt es sich, mit all­ge­mei­ner Büro­ar­beit und inter­ner Kom­mu­ni­ka­tion zu begin­nen. Auch kauf­män­ni­sche Pro­zesse und direkte Kun­den­kom­mu­ni­ka­tion soll­ten rasch ein Thema sein. Wich­tig ist eine dif­fe­ren­zierte Betrach­tung, wert­voll des­halb der Rat von Spe­zia­lis­ten. Die interne Kom­mu­ni­ka­tion etwa lässt sich theo­re­tisch auch opti­mie­ren, indem E-Mails sys­te­ma­ti­scher genutzt wer­den. Prak­tisch ist aber die Mei­nung eines Exper­ten sinn­voll, ob spe­zi­ell zur inter­nen Zusam­men­ar­beit ent­wi­ckelte Col­la­bo­ra­tion Soft­ware nicht bes­ser wäre. Ähn­lich sieht es bei Kun­den und kauf­män­ni­schen The­men aus. Die Erwei­te­rung der Finanz­soft­ware durch eine CRM-Lösung mit Daten­bank könnte den Kon­takt zum Kun­den und das Erstel­len maß­ge­schnei­der­ter Ange­bote erleich­tern. Das ist bes­ser, als Infor­ma­tio­nen für indi­vi­du­elle Ange­bote in diver­sen alten Schrei­ben zu suchen. Tipps gibt der Steu­er­be­ra­ter.

Stan­dar­di­sie­rung der tech­ni­schen Aus­stat­tung ist wich­tig

Tech­ni­sche Aus­stat­tung: Sobald klar ist, bei wel­chen Auf­ga­ben die Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz den größ­ten Nut­zen ver­spricht, ist die Tech­nik ent­spre­chend anzu­pas­sen. Das kann die Inves­ti­tion in eine neue Soft­ware sein, aber auch die Anschaf­fung leis­tungs­fä­hi­ge­rer Hard­ware. Wich­tig in die­sem Zusam­men­hang: In der Regel meint Digi­ta­li­sie­rung auch Stan­dar­di­sie­rung. Am bes­ten soll­ten die Beschäf­tig­ten über­all mit ein­heit­li­cher Hard- und Soft­ware arbei­ten kön­nen – falls nötig etwa am Schreib­tisch ihrer Kol­le­gen. Das erleich­tert die Bedie­nung, macht die War­tung kos­ten­güns­ti­ger und ver­hin­dert, dass bei­spiels­weise ein Doku­ment sich nicht an jedem Com­pu­ter öff­nen lässt. Eben­falls wich­tig ist die Frage der IT-Sicher­heit. Dru­cker etwa soll­ten genauso gut geschützt sein wie Rech­ner – bei einer Ein­bin­dung ins WLAN unbe­dingt durch eigene starke Pass­worte. Zur Ent­schei­dung über die tech­ni­sche Aus­rüs­tung gehört außer­dem, ob alle Mit­ar­bei­ter ein Smart­phone mit bestimm­ten Apps bekom­men. Interne Kom­mu­ni­ka­tion und Pro­duk­ti­vi­tät könn­ten sich dadurch ver­bes­sern. Sol­che Über­le­gun­gen soll­ten aber zuerst mit dem Anwalt bespro­chen wer­den.

Auch organisa­to­ri­sche Ab­läu­fe müs­sen an­ge­passt wer­den

Orga­ni­sa­to­ri­sche Ver­bes­se­rung: Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz ist weit mehr als eine tech­ni­sche Frage. Viele Soft­ware-Lösun­gen kön­nen ihre voll­stän­dige Wir­kung erst dann ent­fal­ten, wenn die Pro­zesse im Unter­neh­men opti­miert sind. Manch­mal ergibt sich diese Opti­mie­rung aus dem Ein­satz der Soft­ware. Aber min­des­tens ebenso oft muss der Fir­men­chef selbst mit sei­nen Beschäf­tig­ten klä­ren, wel­cher Arbeits­ab­lauf für den Betrieb am bes­ten wäre. Der wird dann in die digi­tale Welt über­tra­gen. Wobei immer eine Maxime gilt: Ana­loge Arbeits­schritte sind zu ver­mei­den. Nur durch­gän­gige Digi­ta­li­sie­rung macht die Büro­ar­beit wirk­lich effi­zi­en­ter. Das bedeu­tet etwa, ein­ge­hende Doku­mente kon­se­quent durch Ein­scan­nen zu digi­ta­li­sie­ren. Also ist zu prü­fen, ob die tech­ni­sche Aus­stat­tung dies ermög­licht. Und – vor der ver­meint­lich not­wen­di­gen Anschaf­fung eines Scan­ners – zu prü­fen, ob nicht das Out­sour­cing des Ein­scan­nens die beste Lösung wäre. Auch hier aller­dings soll­ten Fir­men­chefs vor Ent­schei­dun­gen exter­nen Rat ein­ho­len. Der Steu­er­be­ra­ter weiß bei­spiels­weise, wie kauf­män­ni­sche Pro­zesse sich opti­mie­ren las­sen. Der Anwalt prüft Ver­träge mit Dienst­leis­tern.

Hohes per­sön­li­ches En­ga­ge­ment von Chef und Mit­ar­bei­tern

Per­sön­li­ches Enga­ge­ment: Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz ist ein wich­ti­ges Thema für Fir­men­chefs, die es aber vor allem aus unter­neh­me­ri­scher Per­spek­tive betrach­ten. Doch Mit­ar­bei­ter wis­sen aus ihrer täg­li­chen Erfah­rung eben­falls, wel­che Pro­zesse sich ver­bes­sern las­sen oder wo eine Soft­ware-Lösung nicht rund­läuft. Des­halb soll­ten sie in sol­che Pro­jekte ein­ge­bun­den sein. Ist die Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz dann Rea­li­tät, brau­chen Beschäf­tigte natür­lich Schu­lun­gen für neue Abläufe und Tech­no­lo­gien. Wer nicht weiß, was er wie womit tun soll, kann keine guten Ergeb­nisse lie­fern. Das Resul­tat wären Frust und Ärger bei Chef wie Mit­ar­bei­ter. „Wir brau­chen krea­tive Men­schen, die aus Daten Infor­ma­tio­nen machen – und so neue Geschäfts­mo­delle ent­wi­ckeln und Arbeits­pro­zesse per­fek­tio­nie­ren“, so Andreas Boes, Direk­tor des Baye­ri­schen For­schungs­in­sti­tuts für Digi­tale Trans­for­ma­tion. „Wir brau­chen Beschäf­tigte, die neue, inno­va­tive Ideen haben.“ Das kön­nen viele Mit­ar­bei­ter mit­hilfe digi­ta­ler Tech­no­lo­gien leis­ten. Aber nur, wenn ihr Chef sie mit­nimmt, indem er ihre Mei­nung erfragt, sie schult und sie moti­viert.

Digi­ta­li­sie­rung am Ar­beits­platz soll­te al­le Mit­ar­bei­ter errei­chen

Das im Zusam­men­hang mit der Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz wich­tige Thema Home-Office hat zwei Aspekte. Manch­mal lässt sich das Arbei­ten von zu Hause erst durch den Ein­satz neuer Tech­no­lo­gien ermög­li­chen. Betritt das Unter­neh­men mit der tech­ni­schen Auf­rüs­tung also auch arbeits­or­ga­ni­sa­to­ri­sches Neu­land, sind viele Aspekte mit dem Anwalt zu klä­ren. The­men wie Ver­si­che­rung im Home-Office, Klau­seln im Arbeits­ver­trag oder Arbeits­er­fas­sung und -kon­trolle. Besteht die Erlaub­nis zum Home-Office schon län­ger, ist die dort genutzte tech­ni­sche Aus­stat­tung ana­log zur Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz im Büro zu ergän­zen. Sonst klappt es nicht mit der durch­gän­gi­gen tech­ni­schen und orga­ni­sa­to­ri­schen Stan­dar­di­sie­rung, einem erklär­ten Ziel der meis­ten Pro­gramme zur Digi­ta­li­sie­rung. Dass dies immer mehr Unter­neh­mer umfas­send ver­ste­hen, bele­gen die Ergeb­nisse der DATEV-Stu­die „Digi­tale Pro­zesse im Hand­werk“: Jeder fünfte Betrieb setzt auf kom­plett digi­tale Pro­zesse. Vor allem jün­gere Fir­men­chefs moder­ni­sie­ren die kauf­män­ni­sche Abwick­lung umfas­send.

Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz ist aber kei­nes­wegs nur ein Thema für Büro­an­ge­stellte oder bei Inves­ti­tio­nen in neue Pro­duk­ti­ons­an­la­gen. Selbst in den Filia­len klei­ner Han­dels- oder Hand­werks­un­ter­neh­men kön­nen die Mit­ar­bei­ter davon pro­fi­tie­ren, wenn der Chef ent­spre­chende Lösun­gen intel­li­gent ein­setzt. Vor­bild­lich dafür ist die Digi­ta­li­sie­rung bei der Bäcke­rei Huth. Ein ein­fa­ches Bei­spiel für wirk­same Digi­ta­li­sie­rung am Arbeits­platz: Bei Huth dient ein Team-Netz­werk namens „Team­book“ als Wis­sens­platt­form und zum Infor­ma­ti­ons­aus­tausch, das etwa auch die Ver­käu­fe­rin­nen am Tre­sen nut­zen. Statt ana­lo­ger Ord­ner ste­hen jetzt Tablets in den Filia­len – die Kom­mu­ni­ka­tion ist dadurch schnel­ler und die Ver­wal­tung schlan­ker gewor­den.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www​.tria​log​-unter​neh​mer​blog​.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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