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Betriebs­prü­fung der Ren­ten­ver­si­che­rung: Das müs­sen Sie wis­sen

Die Betriebs­prü­fung der Ren­ten­ver­si­cherung klärt, ob Be­schäf­tigte rich­tig an­ge­mel­det und Ver­sich­erungs­bei­trä­ge kor­rekt be­zahlt wur­den. Feh­ler wer­den teuer. Unter­neh­mer soll­ten das The­ma re­gel­mäßig mit ih­rem Steu­er­be­rater be­sprechen, um gut auf Kon­trol­len vor­be­rei­tet zu sein.

Text: Sig­run an der Hei­den


Spä­tes­tens alle vier Jahre trifft viele Unter­neh­men eine Betriebs­prü­fung der Ren­ten­ver­si­che­rung. Die Kon­trol­leure prü­fen Lohn- und Gehalts­kon­ten, Anstel­lungs­ver­träge, Bei­trags­ab­rech­nun­gen, Mel­dun­gen zur Sozi­al­ver­si­che­rung sowie Abrech­nungs­un­ter­la­gen für freie Mit­ar­bei­ter. Sie wol­len her­aus­fin­den, ob ein Arbeit­ge­ber alle geschul­de­ten Bei­träge zur Kran­ken-, Pflege-, Ren­ten-, Arbeits­lo­sen- und Unfall­ver­si­che­rung abge­führt hat. Und sie prü­fen, ob die Mel­dun­gen zu den Sozi­al­ver­si­che­run­gen kor­rekt erfolgt sind. Auch die Umla­gen wegen Mut­ter­schaft und für Ent­gelt­fort­zah­lung im Krank­heits­fall sowie das Insol­venz­geld sind Bestand­teil der Betriebs­prü­fung der Ren­ten­ver­si­che­rung. Zudem kon­trol­lie­ren die Beam­ten den Insol­venz­schutz von Wert­gut­ha­ben und ob Betriebe die Künst­ler­so­zi­al­ab­gabe gezahlt haben. Meist fin­den die Prü­fer etwas. 2018 über­prüf­ten die Ren­ten­ver­si­che­rungs­trä­ger 766.650 Unter­neh­men und deck­ten bei rund einem Vier­tel ent­we­der Abrech­nungs­feh­ler oder gar Abrech­nungs­be­trug auf. Die Nach­for­de­run­gen von Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­gen und Umla­gen sum­mier­ten sich auf knapp eine Mil­li­arde Euro. Hinzu kamen Säum­nis­zu­schläge von rund 245 Mil­lio­nen Euro. Ein immenses Risiko für Unter­neh­men – aber mit Unter­stüt­zung des Steu­er­be­ra­ters las­sen sich teure Feh­ler ver­mei­den.

Betriebs­prü­fung durch Ren­ten­ver­si­che­rung trifft jeden Betrieb

Wel­che Prüf­stelle für ein Unter­neh­men zustän­dig ist, hängt von der Betriebs­num­mer ab. Diese acht­stel­lige Num­mer teilt den Arbeit­ge­bern die Bun­des­agen­tur für Arbeit zu. Ent­schei­dend ist die letzte Zif­fer. Die Deut­sche Ren­ten­ver­si­che­rung Bund prüft Betriebe mit den Num­mern 0 bis 4. Ihre Regio­nal­trä­ger kon­trol­lie­ren Arbeit­ge­ber mit den Prüf­zif­fern 5 bis 9. Erle­digt der Steu­er­be­ra­ter die Lohn- und Gehalts­ab­rech­nung sowie die Mel­dun­gen zur Sozi­al­ver­si­che­rung, ent­schei­det seine Betriebs­num­mer. Dann fin­det die Betriebs­prü­fung der Ren­ten­ver­si­che­rung im Büro des Bera­ters statt. Meist kom­men die Sozi­al­ver­si­che­rungs­prü­fer aber in den Betrieb. Die Beam­ten müs­sen ihren Besuch ankün­di­gen – mög­lichst einen Monat im Vor­aus, spä­tes­tens jedoch 14 Tage vor der Prü­fung. Passt der Ter­min nicht – weil ein gro­ßer Auf­trag alle Kapa­zi­tä­ten bin­det oder der Geschäfts­füh­rer ver­reist ist – lässt sich eine Betriebs­prü­fung der Ren­ten­ver­si­che­rung nach vor­he­ri­ger Abspra­che auch ver­schie­ben. Besteht aller­dings der Ver­dacht, dass ein Arbeit­ge­ber Bei­träge hin­ter­zieht oder ille­gal Beschäf­tigte im Unter­neh­men arbei­ten, rückt der Prüf­dienst ohne Vor­war­nung an.

So läuft eine Betriebs­prü­fung der Ren­ten­ver­si­che­rung ab

Kon­trol­leure wie Arbeit­ge­ber haben ein Inter­esse daran, die Betriebs­prü­fung der Ren­ten­ver­si­che­rung zügig durch­zu­zie­hen. Daher soll­ten Fir­men­chefs mit ihrem Steu­er­be­ra­ter das Vor­ge­hen für die­sen Fall mög­lichst genau bespre­chen: Denn Arbeit­ge­ber sind zur Mit­wir­kung ver­pflich­tet, sie müs­sen dem Prü­fer umfas­send Aus­kunft geben. Die Prü­fer dür­fen alle Lohn- und Gehalts­un­ter­la­gen ein­se­hen. Für sie ist die gesamte Finanz­buch­hal­tung ein­schließ­lich der Auf­wands­kon­ten inter­es­sant. Auf Ver­lan­gen sind Bei­trags­ab­rech­nun­gen, Mel­dun­gen, Ver­träge, Betriebs­ver­ein­ba­run­gen, Kas­sen­bü­cher und Jour­nale vor­zu­le­gen. Kri­tisch prü­fen die Beam­ten die Dienst- und Werk­ver­träge mit Blick auf mög­li­che Schein­selbst­stän­dig­keit sowie Unter­la­gen, wel­che die Ver­si­che­rungs­frei­heit von Mit­ar­bei­tern bele­gen sol­len. Wenn Lohn­steu­er­haf­tungs­be­scheide aus einer Prü­fung des Finanz­amts vor­lie­gen, wol­len die Kon­trol­leure sie sehen. Bei Unre­gel­mä­ßig­kei­ten infor­mie­ren sich die Behör­den gegen­sei­tig. Die Betriebs­prü­fer der Ren­ten­ver­si­che­rung dür­fen Unter­la­gen kopie­ren und Daten spei­chern. Wer ein Lohn­ab­rech­nungs­pro­gramm nutzt, das die elek­tro­nisch unter­stützte Betriebs­prü­fung (euBP) erlaubt, kann der Ren­ten­ver­si­che­rung die Daten direkt über­mit­teln. Man­cher Haus­be­such ist so über­flüs­sig.

Unter­neh­mer machen leicht einen teu­ren Abrech­nungs­feh­ler

Hohe Nach­for­de­run­gen dro­hen, wenn eine Betriebs­prü­fung der Ren­ten­ver­si­che­rung ergibt, dass freie Mit­ar­bei­ter schein­selbst­stän­dig – also ver­si­che­rungs­pflich­tig – tätig sind. Sicher­heit bringt in die­sem Punkt eine Sta­tus­an­frage bei der Ren­ten­ver­si­che­rung vor Beginn der Zusam­men­ar­beit. Auch bei der Abrech­nung von Mini­job­bern, Midi­job­bern, Stu­den­ten, Prak­ti­kan­ten, Rent­nern, mit­ar­bei­ten­den Fami­li­en­mit­glie­dern sowie geschäfts­füh­ren­den Gesell­schaf­tern pas­sie­ren leicht Feh­ler. Wer Mit­ar­bei­ter nicht kor­rekt bei Ren­ten-, Kran­ken-, Pflege-, Arbeits­lo­sen- und Unfall­ver­si­che­rung anmel­det, den bit­ten die Betriebs­prü­fer zur Kasse. Zu die­sen The­men soll­ten sich Fir­men­chefs regel­mä­ßig mit ihrem Steu­er­be­ra­ter aus­tau­schen. Beson­ders der Phan­tom-Lohn birgt Risi­ken: Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­träge fal­len näm­lich auf den geschul­de­ten, nicht den gezahl­ten Lohn an. Wer den Tarif- oder Min­dest­lohn nicht ein­hält oder falsch rech­net, ris­kiert saf­tige Bei­trags­nach­zah­lun­gen. Abrech­nungs­feh­ler dro­hen auch bei Dienst­wa­gen­nut­zung, Gehalts­ex­tras und Abfin­dun­gen. Vor­sicht gebo­ten ist bei Steu­er­nach­for­de­run­gen vom Finanz­amt nach Lohn­steu­er­au­ßen­prü­fun­gen. Auch Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­träge sind dann meis­tens falsch berech­net. Unter­neh­mer soll­ten sofort ihren Steu­er­be­ra­ter ein­schal­ten und Rat beim zustän­di­gen Ren­ten­ver­si­che­rungs­trä­ger ein­ho­len. Andern­falls dro­hen Säum­nis­zu­schläge bei der spä­te­ren Betriebs­prü­fung.

Bei­trags­nach­zah­lun­gen und Säum­nis­zu­schläge sind Risiko

Teuer wird eine Betriebs­prü­fung der Ren­ten­ver­si­che­rung ins­be­son­dere für Fir­men­chefs, die das Thema Sozi­al­ver­si­che­rung gene­rell nicht ernst neh­men. Wer etwa angeb­lich selbst­stän­dige Mit­ar­bei­ter ohne jeg­li­ches Nach­den­ken ein­fach nicht bei den Sozi­al­ver­si­che­run­gen anmel­det, ris­kiert mehr als ein blaues Auge. Bewer­ten die Betriebs­prü­fer der Ren­ten­ver­si­che­rung bei­spiels­weise mit­ar­bei­tende Fami­li­en­mit­glie­der als Arbeit­neh­mer, sum­mie­ren sich die Bei­trags­nach­for­de­run­gen schnell auf hor­rende Beträge. Denn Betriebe müs­sen für die letz­ten vier Jahre nach­zah­len. Wur­den Bei­träge vor­sätz­lich nicht abge­führt, tritt die Ver­jäh­rung nicht nach vier, son­dern nach 30 Jah­ren ein. Die Rech­nung der Kran­ken­kasse, die den Gesamt­so­zi­al­ver­si­che­rungs­be­trag ein­zieht, fällt dann noch höher aus. Zusätz­lich droht ein Straf­ver­fah­ren. Was viele über­se­hen: Arbeit­ge­ber schul­den den gesam­ten Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­trag – Arbeit­ge­ber- und Arbeit­neh­mer­an­teil. Sie dür­fen nur die kor­ri­gier­ten Bei­träge der letz­ten drei Monate vom Lohn des Mit­ar­bei­ters abzie­hen. Rich­tig teuer sind auch die Säum­nis­zu­schläge. Die Ren­ten­ver­si­che­rung berech­net für jeden ange­fan­ge­nen Monat einen Zuschlag von einem Pro­zent des aus­ste­hen­den Betrags. Die Nach­zah­lung ist sofort fäl­lig.

Auf Betriebs­prü­fung der Ren­ten­ver­si­che­rung vor­be­rei­ten

Vor­sicht ist bes­ser als Nach­sicht – das gilt auch mit Blick auf eine Betriebs­prü­fung der Ren­ten­ver­si­che­rung. Unter­neh­mer soll­ten sozi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­che Fra­gen klä­ren, bevor die Betriebs­prü­fer kom­men. Der Steu­er­be­ra­ter hilft hier wei­ter. Auch der Betriebs­prüf­dienst der Deut­schen Ren­ten­ver­si­che­rung berät Arbeit­ge­ber und bie­tet Vor­träge an. Haben sich die Betriebs­prü­fer bereits ange­mel­det, las­sen sich strit­tige Punkte im Abschluss­ge­spräch klä­ren. Ent­schei­dend ist, als Arbeit­ge­ber glaub­haft dar­le­gen zu kön­nen, dass bei Abrech­nungs­feh­lern kein eige­nes Ver­schul­den vor­liegt. Dann reicht es, die aus­ste­hen­den Beträge nach­zu­zah­len. Säum­nis­zu­schläge ver­lan­gen die Betriebs­prü­fer jedoch, wenn sie dem Betrieb grobe Fahr­läs­sig­keit oder Vor­satz nach­wei­sen kön­nen.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www​.tria​log​-unter​neh​mer​blog​.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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