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So hal­ten Unter­neh­mer nicht nur die Buch­füh­rung in Schuss

Nach dem Sor­tie­ren der Steu­er­un­ter­la­gen liegt es nah: mal wie­der Belege aus­mis­ten. Dabei gel­ten klare Auf­be­wah­rungs­fris­ten – und feine Unter­schiede zwi­schen pri­va­ten oder geschäft­li­chen Unter­la­gen.

Text: Midia Nuri


Wer gerade die Unter­la­gen für den Steu­er­be­ra­ter zusam­men­stellt oder zusam­men­ge­stellt hat und nicht mit­ten im Sai­son­ge­schäft steckt, son­dern eher in einem Som­mer­loch: Jetzt wäre eine gute Gele­gen­heit, die Buch­füh­rung zu polie­ren. Belege aus­zu­mis­ten. Ord­ner zu sor­tie­ren. Das Abla­ge­sys­tem zu über­den­ken. Und damit Platz im Regal zu schaf­fen sowie Zeit für die wirk­lich wich­ti­gen Dinge zu gewin­nen – zugleich aber auch mal wie­der zu prü­fen, ob in Sachen Buch­hal­tung und Auf­be­wah­rung wirk­lich alles recht­lich sicher abläuft. Denn da kreu­zen sich diese The­men schon, das Auf­räu­men und das Auf­be­wah­ren. Natür­lich müs­sen auch Unter­neh­mer ihre Unter­la­gen sor­tie­ren und von Zeit zu Zeit aus­mis­ten, aber es gibt viel zu beach­ten, Auf­be­wah­rungs­fris­ten etwa mit Blick auf eine mög­li­che Betriebs­prü­fung und die so wich­ti­gen Grund­sätze ord­nungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung und Daten­ver­ar­bei­tung (GoBD). Bei man­chen rein pri­va­ten Unter­la­gen sollte ebenso gut über­legt wer­den, was weg kann und was man doch noch brau­chen könnte, selbst ohne vom Fis­kus vor­ge­schrie­bene Gründe. Also: Der Som­mer bie­tet sich durch­aus zum Auf­räu­men und Umor­ga­ni­sie­ren an, aber bitte mit Sinn und Sys­tem.

Was vom Tage übrig bleibt: mal wie­der aus­mis­ten

Aus­mis­ten ist eine wun­der­bare Ange­le­gen­heit. Plötz­lich ste­hen wie­der ganze Regal­me­ter oder Ecken in Büro und Lager­raum zur Ver­fü­gung. Es gibt mehr Platz und damit auch gefühlt mehr Luft und neue Ener­gie für wei­tere Taten. Das jeden­falls ist ver­ein­facht gesagt der Gedanke hin­ter Ord­nungs­sys­te­men für die Gestal­tung von Räu­men, etwa dem chi­ne­si­schen Feng- Shui, nach dem hier­zu­lande man­ches Unter­neh­men seine Fir­men­räume desi­gnen lässt. Aber auch abseits spe­zi­el­ler Regeln ist seit Jah­ren ein Boom im Markt rund ums Aus­mis­ten und Auf­räu­men ent­stan­den. Aus gutem Grund: Gewisse Struk­tu­ren hel­fen – pri­vat wie geschäft­lich. Sehr im Trend liegt seit Jah­ren, was die japa­ni­sche Auf­räum­ex­per­tin Marie Kondo („Magic Clea­ning. Wie Woh­nung und Seele auf­ge­räumt blei­ben“) emp­fiehlt. Ihre ein­fa­che Regel fürs magi­sche Aus­mis­ten: Klei­der, Bücher, Papiere und Unter­la­gen, Klein­kram und Erin­ne­rungs­stü­cke und zum Schluss die Küche. Warum genau in die­ser Rei­hen­folge? „It’s magic“, sagt Kondo – das ist Magie.

Unter­neh­mer soll­ten die Magie der freien Flä­chen – anders als von Auf­räum­ex­per­tin Kondo emp­foh­len – ruhig als Ers­tes für Büro und Buch­hal­tung nut­zen und dann, falls noch Zeit bleibt, für ihre eben­falls meist zahl­rei­chen pri­va­ten Unter­la­gen. Denn da sind auf jeden Fall immer Dinge zu erle­di­gen. Wer gerade sowieso die Unter­la­gen für den Steu­er­be­ra­ter zusam­men­ge­stellt hat, befin­det sich hier­bei natür­lich in einer beson­ders guten Start­po­si­tion fürs Aus­mis­ten und Auf­räu­men.

Von Fris­ten – was Unter­neh­mer beach­ten müs­sen

Die gesetz­li­che Grund­lage, die für Fir­men­chefs beim Aus­mis­ten der Buch­hal­tung gilt, ist klar: Han­dels- und Steu­er­recht geben Auf­be­wah­rungs­fris­ten vor, an die sie sich hal­ten müs­sen – in der Regel sechs Jahre oder zehn Jahre. Geht eine Rech­nung ver­lo­ren, die ein Betriebs­prü­fer noch Jahre spä­ter sehen wol­len könnte, weil sie die Recht­mä­ßig­keit eines Betriebs­aus­ga­ben- oder Vor­steu­er­ab­zugs belegt, würde das teuer. Unter­neh­mer soll­ten, bevor sie steu­er­lich rele­vante Unter­la­gen weg­wer­fen, sicher­heits­hal­ber den Steu­er­be­ra­ter fra­gen, wel­che Auf­be­wah­rungs­frist dafür gilt. Denn die ist nicht immer ganz ein­fach zu berech­nen – sie beginnt nicht mit dem Ablauf des genann­ten Jah­res, son­dern „stets mit Ablauf des Kalen­der­jah­res, in dem die letz­ten Ein­tra­gun­gen, Ände­run­gen oder Hand­lun­gen in den jewei­li­gen Unter­la­gen vor­ge­nom­men wur­den bezie­hungs­weise Han­dels­briefe emp­fan­gen oder abge­sandt wor­den sind.“ Und bei Ver­trags­un­ter­la­gen nach Ablauf des Ver­trags. Wer es rich­tig machen will, bewahrt Unter­la­gen also im Zwei­fel ein oder zwei Jahre län­ger auf. Über Details infor­miert der Steu­er­be­ra­ter.

Der Pri­vat­kram – kein Klein­vieh

Und dann gibt es natür­lich den Pri­vat­kram. Beim Aus­mis­ten emp­fiehlt sich auch und gerade Unter­neh­mern ein tie­fer Blick in ihre pri­va­ten Unter­la­gen, etwa die Ver­si­che­rungs­un­ter­la­gen. Der jähr­li­che Wech­sel­ter­min für die pri­vate Kfz-Ver­si­che­rung zum Novem­ber etwa ist nicht so weit ent­fernt, wie es klingt. Man sollte ihn im Kalen­der notie­ren. Und sich bei­zei­ten über das Thema Auto hin­aus gene­rell fra­gen: Passt mein Ver­si­che­rungs­schutz noch, ist er sinn­voll? Das betrifft – für gesetz­lich ebenso wie pri­vat Ver­si­cherte – neben der Kran­ken- und Pfle­ge­ver­si­che­rung inklu­sive Zusatz­ver­si­che­run­gen auch Haft­pflicht- und Haus­rat­ver­si­che­rung. Zur Absi­che­rung drin­gend emp­feh­lens­wert ist auch eine Berufs­un­fä­hig­keits­ver­si­che­rung und für alle, die eine Fami­lie abzu­si­chern haben, eine Risi­ko­le­bens­ver­si­che­rung – falls noch nicht gesche­hen, soll­ten Unter­neh­mer hier­für bald Ange­bote ein­ho­len. Und dabei auch gezielt danach fra­gen, ob diese so gestal­tet sind, dass die Bei­träge steu­er­lich abzugs­fä­hig sind. Der Steu­er­be­ra­ter weiß, wor­auf Unter­neh­mer dabei ach­ten müs­sen.

Alle Ver­si­che­run­gen an Bord?

Bei der Gele­gen­heit soll­ten Unter­neh­mer auch che­cken, ob der Schutz in der gesetz­li­chen Unfall­ver­si­che­rung auch sie ein­schließt – dies nöti­gen­falls jetzt zusätz­lich abzu­schlie­ßen, ist güns­tig und lohnt meis­tens. Sinn­voll kann eine Aus­lands­rei­se­ver­si­che­rung für Fami­lien sein – spä­tes­tens wenn die Kin­der auf Klas­sen­reise ins Aus­land fah­ren. Zudem gilt es zu prü­fen, ob Risi­ken dop­pelt abge­si­chert sind, etwa durch Kfz-Aus­lands­ser­vice-Police und sowie die Mit­glied­schaft im Auto­mo­bil­club. Bei wich­ti­gen Poli­cen wie Haft­pflicht-, Haus­rat- oder Wohn­ge­bäu­de­ver­si­che­rung muss geklärt wer­den, ob der Schutz aus­reicht, und gege­be­nen­falls ange­passt wer­den. Man­che Poli­cen wie Handy- oder Lap­top-Ver­si­che­rung soll­ten dar­auf geprüft wer­den, ob sie über­haupt sinn­voll sind. So ein Poli­cen-Update kann Geld spa­ren und die Absi­che­rung ver­bes­sern.

Diese Unter­la­gen blei­ben – Auf­be­wah­rungs­frist hin oder her

Bei pri­va­ten Unter­la­gen gel­ten andere Auf­be­wah­rungs­fris­ten als bei den geschäft­li­chen Unter­la­gen. Wäh­rend sie für betrieb­li­che Belege immer min­des­tens sechs oder zehn Jahre betra­gen, müs­sen auch Unter­neh­mer die im Pri­vat­be­reich anfal­len­den steu­er­rele­van­ten Belege nur zwei Jahre lang auf­be­wah­ren – plus Puf­fer für offene Steu­er­be­scheide. Aber es gibt pri­vate Unter­la­gen, die län­ger, wenn nicht gar lebens­lang auf­be­wahrt wer­den soll­ten. In steu­er­li­chen Zwei­fels­fäl­len soll­ten Unter­neh­mer ihren Steu­er­be­ra­ter fra­gen, was gilt, und im Zwei­fel die jeweils län­gere Frist beach­ten. Dar­über hin­aus soll­ten Sie bei der Auf­be­wah­rung ihrer pri­va­ten Unter­la­gen noch fol­gende Punkte beach­ten.

Pri­vate Ver­si­che­rungs­un­ter­la­gen

Ver­si­che­rungs­scheine ins­be­son­dere lau­fen­der Ver­si­che­run­gen müs­sen im Ord­ner blei­ben. Wich­tig ist der Ver­si­che­rungs­ver­trag sowie jede daran vor­ge­nom­mene Ände­rung – und mit Blick auf Kran­ken- oder auch Berufs­un­fä­hig­keits­ver­si­che­run­gen eine Kopie des ein­ge­reich­ten Gesund­heits­fra­ge­bo­gens oder sons­ti­ger gemach­ter Anga­ben. Aber viel­leicht nicht jede Bei­trags­rech­nung über die Auf­be­wah­rungs­frist hin­aus.

Arzt­rech­nun­gen

Ansons­ten soll­ten Unter­neh­mer gerade im pri­va­ten Bereich unab­hän­gig von gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­fris­ten man­chen Beleg bewusst nicht aus­sor­tie­ren, auch wenn der Rech­nungs­ge­gen­stand womög­lich schon lang ver­ges­sen ist. Behal­ten soll­ten sie etwa Rech­nun­gen über Arzt­leis­tun­gen – zumin­dest für die Dauer der Gewähr­leis­tungs­frist, also drei Jahre. Aber es kann sich loh­nen, gerade sol­che Rech­nun­gen unbe­grenzt zu behal­ten. Abwä­gen soll­ten Unter­neh­mer dabei, dass sie Scha­den­er­satz­an­sprü­che bis zu 30 Jahre spä­ter ein­kla­gen kön­nen, falls ein Scha­den aus einer Behand­lung ent­steht – natür­lich nur, wenn sie die Rech­nung noch haben. Sie zu behal­ten, ist auch nach einer erfolg­rei­chen Behand­lung auf Ver­dacht rat­sam: Weiß man, ob nicht das womög­lich neu­ar­tige Mate­rial von dem einen Zahn­im­plan­tat oder Gelenk sich Jahre spä­ter als gesund­heits­schäd­lich her­aus­stellt? Oder eine bestimmte Behand­lungs­me­thode oder Indi­ka­ti­ons­stel­lung als fahr­läs­sig, weil gesund­heits­schäd­lich oder auch nur unnütz, aber belas­tend? Gesund­heit­li­che Schä­den kön­nen noch nach Jah­ren auf­tre­ten – wer bei einer unkla­ren Dia­gnose einen Blick in alte Arzt­rech­nun­gen wer­fen kann, hilft viel­leicht spä­ter auch einem behan­deln­den Arzt, die rich­tige Dia­gnose und Behand­lungs­me­thode zu fin­den.

Werk­statt­rech­nun­gen und teure Geräte

Auch Rech­nun­gen der Auto­werk­statt soll­ten Unter­neh­mer wegen der Gewähr­leis­tungs­an­sprü­che min­des­tens zwei Jahre behal­ten – oder solange die Gewähr­leis­tung läuft. Rech­nun­gen von teu­ren Gerä­ten soll­ten auch dar­über hin­aus auf kei­nen Fall weg – bei einem Scha­den oder Ein­bruch­dieb­stahl will die Haus­rat­ver­si­che­rung für die Wert­ermitt­lung meist die Ori­gi­nal­rech­nun­gen sehen. Auf­be­wah­ren lohnt sich also auch hier­bei.

Spar- und Kre­dit­un­ter­la­gen

Spar- und Kre­dit­un­ter­la­gen soll­ten Ver­brau­cher auf­he­ben, solange der Ver­trag läuft. Kon­to­aus­züge gel­ten für regel­mä­ßige Aus­zah­lun­gen bis zu vier Jahre als Beweis­mit­tel, für unre­gel­mä­ßige Zah­lun­gen bis zu zwei Jahre. Betrieb­li­che Kon­to­aus­züge sind selbst­ver­ständ­lich län­ger auf­zu­be­wah­ren. Und bevor sie pri­vate Kon­to­aus­züge schred­dern, soll­ten Unter­neh­mer sich beim Steu­er­be­ra­ter rück­ver­si­chern. Der wird mit Blick auf die übli­che Prüf­pra­xis bei einer Betriebs­prü­fung – Stich­wort Bar­mit­tel­rech­nung – Unter­neh­mern und auch deren Ehe­gat­ten wahr­schein­lich zu län­ge­rer Auf­be­wah­rung raten.

Finanz­amts­an­ge­le­gen­hei­ten

Was das Finanz­amt betrifft, kön­nen nor­male Schrei­ben oder Zah­lungs­auf­for­de­run­gen weg, wenn sie erle­digt sind – ein Hin­weis auf Ein­kom­men­steu­er­vor­aus­zah­lung ist nicht auf­zu­be­wah­ren. Steu­er­be­scheide dage­gen soll­ten Sie behal­ten. Eine Ver­pflich­tung dazu besteht nicht, für Unter­halts­zah­lun­gen oder Kre­dit­an­träge aber ist zumin­dest der jüngste Steu­er­be­scheid wich­tig.

Unter­la­gen rund um Ren­ten­an­sprü­che

Even­tu­elle Lohn­zet­tel sowie Ren­ten­in­for­ma­tio­nen bei­der Part­ner soll­ten gene­rell auch Unter­neh­mer in einem gro­ßen Ord­ner auf­be­wah­ren – und nicht weg­wer­fen. Sie gehö­ren nicht in den Müll – am bes­ten bis nach Beginn der Rente. Denn die Daten sind zwar bei den Ren­ten­ver­si­che­rungs­trä­gern gespei­chert, aber falls auf deren Com­pu­tern doch mal Daten ver­lo­ren gehen, wären diese Belege ein Beweis, wie lange wo gear­bei­tet wurde. Und außer­dem sol­len sich auch Ämter gele­gent­lich mal ver­tun. Um mög­li­che Feh­ler in der Berech­nung spä­ter nach­wei­sen zu kön­nen, müs­sen Unter­neh­mer die Daten selbst natür­lich auch behal­ten.

Lebens­ab­schnitts­ver­träge und -urkun­den

Ein Leben lang auf­be­wah­ren sollte jeder seine Impf­aus­weise sowie auch Zeug­nisse, Geburts- und Hei­rats­ur­kun­den sowie Abgangs- und Aus­bil­dungs­ab­schluss­zeug­nisse jeder Art. Am bes­ten in einem eige­nen Ord­ner.

Kas­sen­sturz ist auch mit­ten Jahr sehr sin­nig

Immer gilt: Nach der Steu­er­erklä­rung ist vor der Steu­er­erklä­rung. Wer schon die ans Finanz­amt zu über­mit­telnde Abrech­nung vom Steu­er­be­ra­ter bekom­men oder sie Ende Mai noch selbst bei Els­ter auf­ge­ru­fen hat und die Zeit erüb­ri­gen kann, sollte einen ers­ten Kas­sen­sturz für das lau­fende Jahr erstel­len. Wer gerade im Sai­son­ge­schäft steckt, kann sich das für den Spät­som­mer oder Herbst vor­neh­men – gerade wenn der Steu­er­be­ra­ter nicht die Buch­hal­tung erle­digt und so von sich aus lau­fend auf Gestal­tungs­mög­lich­kei­ten hin­weist. Es lohnt sich. Wer seine finan­zi­elle Lage zeit­nah mög­lichst genau über­blickt, kann mit genü­gend Zeit vor Jah­res­ende opti­mal die Steu­er­last gestal­ten, etwa durch vor­ge­zo­gene oder noch mal ver­scho­bene Betriebs­aus­ga­ben, Inves­ti­ti­ons­ab­zugs­be­träge sofern mög­lich oder auch im pri­va­ten Bereich durch geschickt getimte Aus­ga­ben für Son­der­aus­ga­ben und außer­ge­wöhn­li­che Belas­tun­gen. Ist abzu­se­hen, dass hier eini­ges ansteht, lässt sich durch Bün­de­lung der Kos­ten in einem Jahr ein höhe­rer Steu­er­ab­zug erzie­len. Der Steu­er­be­ra­ter kann hierzu detail­liert bera­ten – und wert­volle Tipps für Vor­ha­ben und auch Timing geben sowie auch Vor­schläge für die Finan­zie­rung machen.

Und jetzt den Rest der Auf­räum-Magie

Und wer sich jetzt im ordent­li­chen Büro rich­tig von der Auf­räum­wut gepackt fühlt, sollte ruhig wei­ter aus­mis­ten. Unge­le­sene Fach­ar­ti­kel und -Bücher kön­nen weg. Auch Ersatz­ka­bel – ins­be­son­dere wenn die dazu­ge­hö­ri­gen Geräte nicht mehr in Gebrauch oder nicht mehr mit aktu­el­ler Hard­ware kom­pa­ti­bel sind. Sehr beliebt: Tele­fon­ka­bel. Auch Gebrauchs­an­lei­tun­gen für Geräte, die womög­lich schon vor Jah­ren aus­ran­giert wur­den – im Büro wie zu Hause – kön­nen weg. Defekte Gegen­stände und Objekte soll­ten Unter­neh­mer eben­falls beherzt aus­sor­tie­ren. Im E-Mail-Pro­gramm und in Datei­ver­zeich­nis­sen ist regel­mä­ßi­ges Aus­mis­ten immer hilf­reich. Wich­tig ist übri­gens, Unter­la­gen stets sorg­fäl­tig zu ver­nich­ten und den Müll sach­ge­recht zu ent­sor­gen, bei­spiels­weise auf dem Wert­stoff­hof.

Wer damit durch ist, kann dar­an­ge­hen, den Rest der Magie zu voll­brin­gen. Die besteht ganz ver­ein­facht darin, nicht dar­über nach­zu­den­ken, was weg darf und soll – wie es bei der Buch­hal­tung durch­aus sinn­voll ist –, son­dern lie­ber zu über­le­gen, was man behal­ten will. Und alles andere weg­zu­wer­fen. In der magi­schen Rei­hen­folge: Klei­der, Bücher, Papiere und Unter­la­gen, Klein­kram und Erin­ne­rungs­stü­cke und zum Schluss noch die Küche aus­zu­mis­ten. Jetzt oder halt zwi­schen den Jah­ren, wenn zeit­lich das nächste Mal wie­der etwas mehr Luft ist.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www​.tria​log​-unter​neh​mer​blog​.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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