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Betriebs­aus­flug! Will­kom­mene Abwechs­lung

Gemein­same Ver­an­stal­tun­gen för­dern Team­geist und Moti­va­tion. Wer seine Fir­men­fei­ern oder -rei­sen rich­tig plant, kann die Aus­ga­ben dafür weit­ge­hend von der Steuer abset­zen und so die Kos­ten­be­las­tung der Teil­neh­mer mini­mal hal­ten.

Text: Ange­lika Knop


Die Mit­ar­bei­ter der Firma Jans­sen Sani­tär + Hei­zung in Hei­del­berg haben schon viel erlebt: Klet­tern im Hoch­seil­gar­ten und Spu­ren­su­chen beim Geo­caching. Floß­fahrt und Seg­way-Aus­flug. Besuch einer Bier­braue­rei und einer Wein­probe. Jedes Jahr laden Ste­fa­nie und Wolf­gang Wurs­ter, die 2002 den Betrieb über­nom­men haben, ihre Beschäf­tig­ten zu einem Aus­flug ein – oft mit Anhang, alle zwei Jahre mit Über­nach­tung. Bei so einer Reise ent­stand auch die Whats­App-Gruppe „Fir­men­aus­flug Jans­sen“, in der die Teil­neh­mer nun Geburts­tage sowie andere Erleb­nisse tei­len. „Bei uns geht es ohne­hin fami­liär zu, aber nach einem Aus­flug füh­len wir uns noch ein wenig mehr ein­an­der ver­bun­den“, sagt Ste­fa­nie Wurs­ter. „Ein gutes Betriebs­klima ist viel wert im Hand­werk, wo man­cher Fir­men­chef wohl bald mehr um Arbeits­kräfte wer­ben muss als um Kun­den.“ Ihrer Erfah­rung nach kom­men gemein­same Akti­vi­tä­ten gut bei der Beleg­schaft an, etwa ein selbst gebau­tes Floß zu Was­ser zu las­sen.

Bei Kos­ten die Details beach­ten

Viele Unter­neh­mer nut­zen Betriebs­fest und Fir­men­aus­flug als Instru­ment der Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­tion und -bin­dung, weil sich darin die Beson­der­heit einer Orga­ni­sa­tion aus­drü­cken kann. Da gibt es den Sei­fen­kis­ten-Grand-Prix als Tea­me­vent, gemein­same Trom­mel­kurse für sonst eher „takt­lose“ Gesel­len oder ein­fach nur den baye­ri­schen Hüt­ten­abend auf der Alm, wo alle Kol­le­gen die Seele bau­meln und es sich in ent­spann­ter Atmo­sphäre gut gehen las­sen kön­nen.

Mal orga­ni­siert die Sekre­tä­rin, mal wird bei Spe­zi­al­an­bie­tern gebucht, oft Pakete mit Fun­sport­ar­ten und Team­buil­ding­kur­sen inklu­sive Trans­port sowie Aus­wer­tung. Aber egal, ob inter­nes Kon­zept oder externe Dienst­leis­tung, der­ar­tige Ver­an­stal­tun­gen kos­ten Geld – und zwar nicht nur das Unter­neh­men, son­dern manch­mal auch die Mit­ar­bei­ter. Jeder Fir­men­chef sollte des­halb bei der Pla­nung einer Ver­an­stal­tung die finan­zi­el­len Details mit sei­nem Steu­er­be­ra­ter bespre­chen. Nur so lässt sich klä­ren, ob die Aus­ga­ben sich tat­säch­lich kom­plett abset­zen las­sen oder die Vor­steuer zum Abzug gebracht wer­den darf. Und – ganz beson­ders wich­tig – ob für die Teil­neh­mer eine Kos­ten­be­las­tung ent­steht.

Steuer- und abga­ben­frei gönnt der Fis­kus einem Mit­ar­bei­ter für Betriebs­aus­flüge und -fei­ern maxi­mal 110 Euro im Jahr. Zu berück­sich­ti­gen sind die gesam­ten Kos­ten, also alle Leis­tun­gen, die der Betrieb kauft – vom Rei­se­bus für den Trans­port über die Saal­miete und Ver­pfle­gungs­kos­ten am Ort der Ver­an­stal­tung bis zu den Geschenk­tüt­chen für die Gäste. Die Summe wird durch die Zahl der Anwe­sen­den geteilt, eine Begleit­per­son dann dem jewei­li­gen Mit­ar­bei­ter zuge­rech­net. Lie­gen die Auf­wen­dun­gen bei 60 Euro pro Kopf, ent­fal­len 120 Euro auf einen Beschäf­tig­ten, der mit Lebens­part­ner oder Kind teil­nimmt. Das sind zehn Euro über dem Frei­be­trag, die spä­ter als geld­wer­ter Vor­teil auf der Lohn­ab­rech­nung ste­hen. Dar­auf ent­fal­len Steu­ern und Sozi­al­ab­ga­ben – es sei denn, der Arbeit­ge­ber über­nimmt dafür die pau­schale Lohn­steuer von 25 Pro­zent, so wie die Firma Jans­sen. „Wir wol­len unse­ren Mit­ar­bei­tern ein Wohl­fühl­pa­ket bie­ten“, erklärt Ste­fa­nie Wurs­ter. „Sie sol­len sich zurück­leh­nen und über nichts Gedan­ken machen.“

Reise mit Schu­lung kom­bi­nie­ren

Um bei gro­ßen Aktio­nen die Kos­ten­be­tei­li­gung der Beschäf­tig­ten oder die pau­schale Lohn­steuer durch den Arbeit­ge­ber mög­lichst gering zu hal­ten, ist es rat­sam, einen Teil der Ver­an­stal­tung als Fort­bil­dungs­maß­nahme zu pla­nen, die kom­plett als Betriebs­aus­gabe zählt. So beginnt etwa der Wochen­end­aus­flug bei Jans­sen oft frei­tags mit Fir­men­be­sich­ti­gung und Schu­lung bei einem Sani­tär­her­stel­ler. Drü­cken las­sen sich die Gesamt­kos­ten auch, wenn die Mit­ar­bei­ter in Eigen­re­gie anrei­sen. Sol­che Details soll­ten genau mit dem Steu­er­be­ra­ter bespro­chen und dann bei­spiels­weise die zeit­li­chen Anteile von Fort­bil­dung und Betriebs­aus­flug exakt doku­men­tiert wer­den.

Ist ein Unter­neh­men in der rich­ti­gen Bran­che tätig, sind Aus­flüge in ent­fern­tere Gegen­den drin. Die viven­tura GmbH mit Sitz in Ber­lin ver­band im Novem­ber 2015 Arbeit und Ver­gnü­gen bei einem Abste­cher nach Bra­si­lien. Der auf Süd­ame­rika spe­zia­li­sierte Rei­se­ver­an­stal­ter ver­legte seine Akti­vi­tä­ten für zwei Wochen ins Fischer­dorf Arraial do Cabo und holte dort 60 Mit­ar­bei­ter aus Europa und Süd­ame­rika zum Ken­nen­ler­nen, Aus­tau­schen und zur gemein­sa­men Ziel­pla­nung zusam­men. Das Tages­ge­schäft erle­dig­ten sie per Tele­fon und Inter­net, in der Frei­zeit lern­ten sie Land und Leute ken­nen. Jeder Mit­ar­bei­ter zahlte einen Eigen­an­teil für sich und den Auf­ent­halt für Fami­li­en­mit­glie­der sowie Urlaubs­tage, mit denen davor oder danach ver­län­gert wer­den konnte. Die Reise war eine Beloh­nung für erreichte Umsatz­ziele. Von Süd­ame­rika kön­nen die Jans­sen-Beschäf­tig­ten nur träu­men – im Hand­werk geht es eben boden­stän­di­ger zu als in der Rei­se­bran­che. Aber Ste­fa­nie und Wolf­gang Wurs­ter haben schon den nächs­ten Aus­flug geplant. Es geht nach Düs­sel­dorf zum Werks­be­such bei einem Sani­tär­her­stel­ler. Und anschlie­ßend gibt es wie­der ein span­nen­des Unter­hal­tungs­pro­gramm.

Rechts­rah­men

Das müs­sen Sie bei Fahr­ten und Fei­ern beach­ten

Vor­aus­set­zung: Steu­er­lich begüns­tigt sind Ver­an­stal­tun­gen, die allen Mit­ar­bei­tern des Betriebs oder einer Abtei­lung offen­ste­hen, nicht aber Beloh­nun­gen nur für aus­ge­wählte Beschäf­tigte.

Frei­be­trag: Ohne Abzüge dür­fen Unter­neh­mer jedem Mit­ar­bei­ter bis zu 110 Euro und maxi­mal zwei Ver­an­stal­tun­gen im Jahr spen­die­ren. Für jeden Cent mehr zahlt der Arbeit­ge­ber eine Lohn­steu­er­pau­schale von 25 Pro­zent oder der Begüns­tigte Steu­ern und Sozi­al­ab­ga­ben. Der Vor­steu­er­ab­zug ent­fällt für die ganz Summe.

Gesamt­kos­ten: Inter­ner Auf­wand, etwa zur Vor­be­rei­tung, bleibt unbe­rück­sich­tigt. Zäh­len An- und Abreise nicht zur Ver­an­stal­tung, kön­nen die Aus­ga­ben getrennt gel­tend gemacht wer­den.

Kos­ten­auf­tei­lung: Wird ein Aus­flug mit einer Fort­bil­dung kom­bi­niert, etwa einem Fach­se­mi­nar oder Tea­ment­wick­lungs­pro­jekt, sind die beruf­lich ver­an­lass­ten Kos­ten für die Mit­ar­bei­ter steuer- und abga­ben­frei, der Arbeit­ge­ber kann Vor­steuer gel­tend machen. Der Anteil muss mit Zeit­plä­nen und getrenn­ten Rech­nun­gen belegt wer­den, was mit dem Steu­er­be­ra­ter zu klä­ren ist.

Unfall­ver­si­che­rung: Der Schutz greift, wenn alle Beschäf­tig­ten des Betriebs/der Abtei­lung ein­ge­la­den und min­des­tens 20 Pro­zent anwe­send sind – von Beginn bis Ende der Ver­an­stal­tung sowie auf dem direk­ten Hin- und Rück­weg. Wer zu viel Alko­hol trinkt, kann den Schutz ver­lie­ren.

Umfas­sende Unter­stüt­zung: DATEV-Lösun­gen unter­stüt­zen Sie beim gan­zen Pro­zess der Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung. Fra­gen Sie Ihren Steu­er­be­ra­ter oder infor­mie­ren Sie sich unter www​.datev​.de/​r​e​i​s​e​k​o​s​ten.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 02/2016

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