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Der Zugriff auf Kas­sen­da­ten einer Ein­zel­un­ter­neh­me­rin inner­halb einer Außen­prü­fung

Der Bun­des­fi­nanz­hof hatte in einem aktu­el­len Fall zu ent­schei­den, ob das Finanz­amt Zugriff auf die Kas­sen­da­ten einer Ein­zel­un­ter­neh­me­rin inner­halb einer Außen­prü­fung hat. Zu ent­schei­den war die Frage, ob die Daten zum Waren­ver­kauf vom Daten­zu­griffs­recht des FA umfasst sind, da die Ein­zel­un­ter­neh­me­rin nicht zur Ein­zel­auf­zeich­nung ver­pflich­tet war.


In dem Streit­fall erzielte eine Ein­zel­händ­le­rin gewerb­li­che Ein­künfte aus dem Betrieb einer Apo­theke. Sie war nach §§ 238 ff. des Han­dels­ge­setz­buchs (HGB) buch­füh­rungs­pflich­tig und ver­wen­dete ein spe­zi­ell für Apo­the­ken ent­wi­ckel­tes PC-gestütz­tes Erlö­ser­fas­sungs­sys­tem mit inte­grier­ter Waren­wirt­schafts­ver­wal­tung.

Die Tages­ein­nah­men wur­den über modu­lare PC-Regis­trier­kas­sen erfasst, dann durch Tagesend­sum­men­bons mit anschlie­ßen­der Null­stel­lung aus­ge­wer­tet und als Summe in ein manu­ell geführ­tes Kas­sen­buch ein­ge­tra­gen.

Das Finanz­amt ord­nete für die Streit­jahre eine Außen­prü­fung bei der Ein­zel­händ­le­rin an. Zusam­men mit der Prü­fungs­an­ord­nung bat es um die Vor­lage der ggf. in elek­tro­ni­scher Form gefer­tig­ten Buch­hal­tung auf einem maschi­nell ver­wert­ba­ren Daten­trä­ger.

Zur Prü­fungs­vor­be­rei­tung for­derte der Prü­fer zudem, bestimmte Daten aus dem Waren­wirt­schafts­sys­tem – u. a. die „Ein­zel­da­ten der Regis­trier­kasse (Jour­nal der EDV-Kasse sowie Daten der Z-Bons)“ und die „Ein­zel­da­ten des Waren­ver­kaufs“ – in elek­tro­nisch ver­wert­ba­rer Form vor­zu­le­gen.

Die Ein­zel­händ­le­rin über­sandte dar­auf­hin eine CD mit bereit­ge­stell­ten Daten des Kas­sen­sys­tems. Die Datei mit der Ein­zel­do­ku­men­ta­tion der Ver­käufe hatte sie zuvor ent­fernt, da sie der Ansicht war, das Finanz­amt habe kein ent­spre­chen­des Zugriffs­recht.

Die Ein­zel­un­ter­neh­me­rin war der Auf­fas­sung, dass das Finanz­amt nicht berech­tigt gewe­sen sei, Ein­sicht in die ange­for­derte Ver­kaufs­da­tei zu neh­men, weil sie nicht ver­pflich­tet gewe­sen sei, die von ihr getä­tig­ten Ver­käufe im Ein­zel­nen manu­ell oder auf einem Daten­trä­ger auf­zu­zeich­nen.

Die Ent­schei­dung

Mit Urteil vom 16.12.2014 (Az. X R 42/13) hat der Bun­des­fi­nanz­hof (BFH) ent­schie­den, dass Ein­zel­händ­ler nach den Grund­sät­zen ord­nungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung ver­pflich­tet sind, im Rah­men der Zumut­bar­keit sämt­li­che Geschäfts­vor­fälle ein­schließ­lich der über die Kasse bar ver­ein­nahm­ten Umsätze ein­zeln auf­zu­zeich­nen.

Anders als das Finanz­ge­richt kam der BFH zu dem Ergeb­nis, dass die Ein­zel­un­ter­neh­me­rin nach § 238 Abs. 1 Satz 1 des Han­dels­ge­setz­buchs zur Auf­zeich­nung der ein­zel­nen Geschäfts­vor­fälle ver­pflich­tet war und die Kas­sen­da­ten der Finanz­be­hörde in elek­tro­nisch ver­wert­ba­rer Form über­las­sen musste.

Die Buch­füh­rung müsse stets einen zuver­läs­si­gen Ein­blick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Drit­ten müsse es mög­lich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte zu über­prü­fen. Des­halb sei es nach den Grund­sät­zen ord­nungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung erfor­der­lich, dass ver­dich­tete Buchun­gen in Ein­zel­po­si­tio­nen auf­ge­glie­dert wer­den könn­ten.

Dies gelte auch für Bar­ge­schäfte, sofern Ein­zel­auf­zeich­nun­gen dem Steu­er­pflich­ti­gen zumut­bar seien. Er könne zwar frei ent­schei­den, wie er seine Waren­ver­käufe erfasse. Ent­scheide er sich aber für ein Kas­sen­sys­tem, das sämt­li­che Kas­sen­vor­gänge ein­zeln und detail­liert auf­zeichne sowie diese spei­chere, könne er sich nicht auf die Unzu­mut­bar­keit der Auf­zeich­nungs­ver­pflich­tung beru­fen und müsse seine Auf­zeich­nun­gen auch auf­be­wah­ren.

Die Finanz­be­hörde habe dann inner­halb einer Außen­prü­fung das Recht, die mit­hilfe des Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­tems (PC-Kasse) erstell­ten Daten auf einem maschi­nell ver­wert­ba­ren Daten­trä­ger zur Prü­fung anzu­for­dern.


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