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Lohn­steuer-Nach­schau: Vor­teil durch Makel­lo­sig­keit

Betriebs­prü­fer dür­fen ohne Anmel­dung die Geschäfts­räume betre­ten, Lohn­unterlagen ein­se­hen und bei Auf­fäl­lig­kei­ten eine umfas­sende Lohn­steuer-Außen­prü­fung star­ten. Daher soll­ten Zah­len mit dem Steu­er­be­ra­ter gut auf­be­rei­tet und doku­men­tiert wer­den.

Text: Sig­run an der Hei­den


Dem Thema Betriebs­prü­fung begeg­net Tho­mas Bulle gelas­sen. In den letz­ten Jah­ren erlebte der kauf­män­ni­sche Lei­ter der Schon­del­maier GmbH Press­werk im baden-würt­tem­ber­gi­schen Gut­ach mehr­fach, dass Kon­trol­leure des Finanz­amts gezielt dort nach­boh­ren, wo sich ver­mut­lich Geld ein­trei­ben lässt: „Die haben ein Hand­buch, das typi­sche Feh­ler der Unter­neh­men auf­lis­tet.“ Auch der Betrieb, der kalt­fließ­ge­presste hoch­wer­tige Bau­teile für die Auto­mo­bil- und Nutz­fahr­zeug­indus­trie ent­wi­ckelt und fer­tigt, musste schon Lohn­steuer nach­zah­len. „Wir waren davon aus­ge­gan­gen, dass Geschenke an Geschäfts­freunde von der Lohn­steuer befreit sind“, so Bulle. Im kon­kre­ten Fall traf dies jedoch nicht zu.

Kon­trol­leure mit mehr Rech­ten

Für den Betriebs­wirt war das ärger­lich, aber kein Bein­bruch. Weil Bulle weiß, dass der Teu­fel beim Lohn­steu­er­recht im Detail steckt, ach­tet er gene­rell akri­bisch dar­auf, dass steu­er­lich rele­vante Zah­lun­gen in der Lohn­buch­hal­tung exakt erfasst und sau­ber doku­men­tiert wer­den: „Die Unter­la­gen sind elek­tro­nisch vor­han­den, sodass wir sie dem Prü­fer bin­nen einer Stunde voll­stän­dig vor­le­gen kön­nen.“ Bean­stan­det der etwas, wird reagiert. Strit­tige Fra­gen bespricht der kauf­män­ni­sche Lei­ter mit dem Steu­er­be­ra­ter. Die 30-pro­zen­tige Pau­schal­steuer für betrieb­lich ver­an­lasste Sach­zu­wen­dun­gen (etwa Weih­nachts­prä­sente an Geschäfts­part­ner) führt der Fami­li­en­be­trieb seit dem Hin­weis des Finanz­amts kor­rekt ab. Daher sagt Bulle: „Auf die nächste Prü­fung sind wir gut vor­be­rei­tet, selbst wenn sie unan­ge­kün­digt erfolgt.“

Das kön­nen ver­mut­lich nur wenige Unter­neh­mer behaup­ten. Immer wie­der sind Lohn­steu­er­nach­zah­lun­gen fäl­lig, wenn der Fis­kus Gehalts­ab­rech­nun­gen und Belege prüft. Und Fir­men­chefs müs­sen zuneh­mend mit unan­ge­kün­dig­ten Kon­trollen rech­nen, seit der Gesetz­ge­ber den Finanz­äm­tern eine neue Waffe gege­ben hat: die Lohn­steuer-Nach­schau. Ana­log zum Umsatz­steu­er­recht räumt er der Finanz­ver­wal­tung umfang­rei­che Rechte ein, kon­kre­ti­siert in einem Schrei­ben des Bun­des­mi­nis­ters für Finan­zen vom Okto­ber 2014. „Kon­trol­leure dür­fen unan­ge­kün­digt den Betrieb wäh­rend der Geschäfts- und Arbeits­zei­ten betre­ten und Ein­sicht in die Lohn­un­ter­la­gen neh­men“, so Roman Seer, Pro­fes­sor für Steu­er­recht an der Uni­ver­si­tät Bochum. Sie prü­fen, ob Lohn und Gehalt kor­rekt abge­rech­net und ver­steu­ert wur­den. Vor­ran­gig dient die Lohn­steuer-Nach­schau dazu, Schwarz­ar­beit auf­zu­de­cken sowie die Schein­selbst­stän­dig­keit zu bekämp­fen. Beson­ders im Fokus der Kon­trol­leure ste­hen daher Bau­bran­che, Gas­tro­no­mie und Betriebs­neu­grün­dun­gen.

LOHN­STEUER-NACH­SCHAU

Diese Rechte hat der Prü­fer

BETRE­TEN: Er kann unan­ge­kün­digt in alle beruf­lich oder gewerb­lich genutz­ten Räume gehen, auch ins häus­li­che Arbeits­zim­mer. Rein pri­vat genutzte Räume sind aber tabu, und er darf Geschäfts­räume weder durch­su­chen noch Unter­la­gen beschlag­nah­men.

EIN­SE­HEN: Er darf Lohn- und Gehalts­un­ter­la­gen, Auf­zeich­nun­gen, Bücher, Geschäfts­pa­piere und andere Urkun­den stu­die­ren, die zur Ermitt­lung der Lohn­steuer rele­vant sind, und die Vor­lage von Lohn­ab­rech­nun­gen ver­lan­gen.

BEFRA­GEN: Er darf Arbeit­ge­ber wie Mit­ar­bei­ter befra­gen sowie Aus­künfte über Art und Höhe ihrer Ein­künfte von den Beschäf­tig­ten for­dern. Beide sind zur Mit­wir­kung ver­pflich­tet.

DRU­CKEN LAS­SEN: Er darf auf Daten der Lohn­buch­hal­tung zugrei­fen, wenn es erlaubt wird. Ver­wei­gert der Fir­men­chef die Zustim­mung, muss er die Daten aus­ge­druckt aus­hän­di­gen.

AUS­WEI­TEN: Er kann von der Nach­schau naht­los zur umfang­rei­chen Lohn­steuer-Außen­prü­fung über­ge­hen, wenn er dazu Ver­an­las­sung sieht.

Prü­fer begut­ach­ten die Räume

Oft wer­den die Prü­fer durch eine kurze Kon­troll­mit­tei­lung oder Buchungs­feh­ler ver­gan­ge­ner Jahre auf den Plan geru­fen. „Die Finanz­be­am­ten ver­schaf­fen sich vor Ort einen Ein­druck von den räum­li­chen Ver­hält­nis­sen, dem tat­säch­lich ein­ge­setz­ten Per­so­nal und dem übli­chen Geschäfts­be­trieb“, so Edgar Wilk, Prä­si­dent der Steu­er­be­ra­ter­kam­mer Rhein­land-Pfalz. Sie kon­trollieren, ob der Fir­men­chef die Lohn­kon­ten rich­tig führt, den Auf­zeich­nungs­pflich­ten nach­kommt und Belege vor­wei­sen kann. Zudem prü­fen sie bei Betrie­ben mit vie­len Aus­hil­fen und Mini­job­bern, ob die Arbeits­ver­hält­nisse steu­er­lich kor­rekt ein­ge­stuft und ver­bucht wur­den. Feh­ler sind schnell pas­siert, zumal der Ver­dienst von Mini­job­bern durch die Ein­füh­rung des Min­dest­lohns leicht über die steu­er­be­güns­tigte 450-Euro-Grenze rut­schen kann.

Hei­kel wird es, wenn die Lohn­steuer-Nach­schau neue Fra­gen auf­wirft und der Prü­fer steu­er­li­che Unre­gel­mä­ßig­kei­ten ver­mu­tet oder Feh­ler beim Steu­er­ab­zug ent­deckt. „Dann darf er naht­los zur umfang­rei­chen Lohn­steuer-Außen­prü­fung über­ge­hen“, warnt Seer. Ob er die Lohn­buch­hal­tung auf Herz und Nie­ren prüft, ist Ermes­sens­sa­che. Falls der Fir­men­chef nicht koope­riert, son­dern auf Zeit spielt oder Unter­la­gen vor­ent­hält, wird der Prü­fer wahr­schein­lich die Lohn­kon­ten, Per­so­nal­ak­ten, Ver­träge und Belege über steu­er­frei gezahlte Extras genau anse­hen sowie die Gehalts­ab­rech­nun­gen meh­re­rer Jahre prü­fen. Eine Prü­fungs­an­ord­nung braucht er nicht. „Er muss den Unter­neh­mer nur schrift­lich dar­auf hin­wei­sen, dass sich eine Lohn­steuer-Außen­prü­fung anschließt“, sagt Seer. Außer­dem darf der Prü­fer eine Geld­buße ver­hän­gen. Das Ver­zö­ge­rungs­geld beträgt min­des­tens 2.500 Euro. Wer die­ses Sze­na­rio nicht vor­her mit sei­nem Steu­er­be­ra­ter durch­ge­spielt hat, wird meis­tens kalt erwischt. Anders als bei einer rou­ti­ne­mä­ßi­gen Lohn­steu­er­prü­fung, die der Fis­kus zwei Wochen vor­her ankün­digt, bleibt bei einer Nach­schau mit anschlie­ßen­der Außen­prü­fung keine Zeit, sich vor­zu­be­rei­ten und die Unter­la­gen auf Vor­der­mann zu brin­gen. Der Finanz­be­amte muss nicht ein­mal auf das Ein­tref­fen des Steu­er­be­ra­ters war­ten, den der Unter­neh­mer sofort alar­mie­ren sollte.

Oft wer­den die Kon­trol­leure fün­dig: Sie monie­ren, dass Gren­zen für steu­er­freie oder -begüns­tigte Zah­lun­gen, für Sach­zu­wen­dun­gen wie Tank­gut­scheine und Kita-Zuschüsse oder Geschenke an Mit­ar­bei­ter und Kun­den über­schrit­ten wur­den. Die Ermitt­lung des geld­wer­ten Vor­teils aus der Nut­zung von Geschäfts­wa­gen für Pri­vat­fahr­ten führt eben­falls oft zu Dis­kus­sio­nen mit dem Finanz­be­am­ten. Legt der Unter­neh­mer keine aus­sa­ge­kräf­ti­gen Belege und kein ordent­lich geführ­tes Fahr­ten­buch vor, droht eine Lohn­steu­er­nach­zah­lung.

Chef haf­tet für die Lohn­steuer

Der Fir­men­chef haf­tet als Arbeit­ge­ber für die Abfüh­rung der Lohn­steuer sowie des Soli­da­ri­täts­zu­schlags und der Kir­chen­steuer. Falls das Finanz­amt die zu wenig ent­rich­tete Steuer nicht vom Arbeit­neh­mer bekommt, muss der Betrieb zah­len. „Des­halb soll­ten Unter­neh­mer auf eine sorg­fäl­tige Lohn­buch­hal­tung ach­ten und mit ihrem Steu­er­be­ra­ter bespre­chen, wie sie sich bei der Lohn­steuer-Nach­schau am bes­ten ver­hal­ten“, emp­fiehlt Pro­fes­sor Seer. Große Sorg­falt und gute Vor­be­rei­tung sind noch aus einem wei­te­ren Grund ent­schei­dend: „Durch das Erschei­nen des Finanz­be­am­ten ist eine straf­be­frei­ende Selbst­an­zeige nicht mehr mög­lich“, warnt Kam­mer-Prä­si­dent Wilk.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 03/2015

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