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Selbst­ma­nage­ment: Prio­ri­tä­ten müs­sen stim­men

Pro­fes­sio­nel­les Selbst­ma­nage­ment basiert auf dem Grund­satz der Effek­ti­vi­tät. Ein Fir­men­chef sollte sich des­halb gezielt auf das Wich­tigste kon­zen­trie­ren und auch mal Nein sagen – im eige­nen Inter­esse wie in dem der Firma und ihrer Mit­ar­bei­ter.

Text: Eva Mül­ler-Tau­ber


Kaum zu glau­ben: Ein Fir­men­chef sitzt nach­mit­tags gemüt­lich Latte mac­chiato trin­kend im Café. Anschlie­ßend geht er nicht ins Büro, son­dern guten Gewis­sens zur Fami­lie nach Hause, da er sein Arbeits­pen­sum für den Tag bereits erle­digt hat.

Es gibt auch zu viel Kon­trolle Frü­her hätte sich Chris­tian Meier das nicht vor­stel­len kön­nen. Im Som­mer 1999 grün­dete er die logic-base GmbH in Rain am Lech nahe Augs­burg. Bin­nen eines Jahr­zehnts ent­wi­ckelte sich das klas­si­sche Sys­tem­haus mit zwei Beschäf­tig­ten zu einem E-Com­merce-Spe­zia­lis­ten mit rund 100 weit­ge­hend hoch qua­li­fi­zier­ten Fach­kräf­ten. Meier tat, was er für rich­tig hielt und die Gesell­schaft von Unter­neh­mern erwar­tet – arbei­tete bis spät abends, hetzte von Ter­min zu Ter­min, machte kaum Pau­sen und mög­lichst viel selbst: „Zu Beginn habe ich jede E-Mail kon­trol­liert, die an Kun­den ging.“ Selbst­or­ga­ni­sa­tion, nach eige­ner Ein­schät­zung ohne­hin nicht seine Stärke, war zweit­ran­gig. „Ich nutzte exzes­siv mein Talent zu impro­vi­sie­ren, spon­tan auf Situa­tio­nen zu reagie­ren“, so Meier. Das ging gut, bis sein Kör­per 2008 bei einem Kun­den­ter­min nicht mehr wollte: „Da war klar, dass es so nicht wei­ter­geht, sonst blei­ben die Firma und ich auf der Stre­cke.“

Dies war der Wen­de­punkt. Meier begann, sich auf seine Ziele und Kern­kom­pe­ten­zen als Fir­men­chef zu kon­zen­trie­ren. Er dachte mehr mit­tel- und lang­fris­tig, redu­zierte gezielt sein Arbeits­pen­sum, dele­gierte. Er stellte erst­mals eine Assis­ten­tin ein und regelte, wel­cher der damals 60 Mit­ar­bei­ter ihm wie zuar­bei­ten soll. Par­al­lel dazu opti­mierte er seine Arbeits­tech­ni­ken, um seine Zeit nicht nur für die rich­ti­gen Auf­ga­ben, son­dern auch effi­zi­ent nut­zen zu kön­nen. Zudem schaffte sich der Unter­neh­mer Raum für Erho­lung: Eine ein­stün­dige Mit­tags­pause steht jetzt fest im Ter­min­plan. Zu wich­ti­gen Fami­li­en­fes­ten wie Geburts­ta­gen nimmt er sich frei. Min­des­tens ein­mal im Jahr stärkt er durch mehr­tä­gige Aus­zei­ten in einem Rosen­hei­mer Gesund­heits­zen­trum seine phy­si­schen wie psy­chi­schen Res­sour­cen.

Nur die wich­tigs­ten Dinge zäh­len Sich von der Rolle des Getrie­be­nen zu ver­ab­schie­den und grund­le­gend umzu­den­ken, lohnt sich für Unter­neh­mer gene­rell, so Mar­tin-Niels Däf­ler. „Beher­zige ich die vie­len Selbst­or­ga­ni­sa­ti­ons- und Zeit­ma­nage­ment­tipps, spare ich bis zu 15 Pro­zent an Zeit“, sagt der Pro­fes­sor für Kom­mu­ni­ka­tion an der FOM Hoch­schule für Oeko­no­mie & Manage­ment in Frank­furt am Main. „Aber ent­schei­dend ist, zu über­le­gen, was für mich die wirk­lich wich­ti­gen Dinge sind, für wel­che Auf­ga­ben es sich über­haupt lohnt, Arbeits­zeit ein­zu­set­zen.“ Rich­ti­ges Selbst­ma­nage­ment sei viel mehr als klas­si­sches Zeit­ma­nage­ment: „Es ist die Fähig­keit des Men­schen, sich so zu steu­ern, dass er das, was er im Leben anstrebt, tat­säch­lich erreicht.“

Mul­ti­tas­king treibt die Kos­ten Für Unter­neh­mer bedeu­tet das bei­spiels­weise, als Ers­ter zu ent­schei­den: Wohin will ich mit der Firma? Wel­che Kun­den will ich wie errei­chen? Wel­che Schritte muss ich wann wohin gehen? Was kann wer im Betrieb dafür tun? Und auch: Wo soll ich Nein sagen? „Selbst­ma­nage­ment basiert auf Effek­ti­vi­tät, also dar­auf, die rich­ti­gen Dinge zu tun – dies bedingt, weni­ger zu machen, das aber gezielt und sorg­fäl­tig“, erklärt Däf­ler. „So ist man zugleich effi­zi­en­ter, und das ist die Dimen­sion, die Unter­neh­mer inter­es­siert.“

Oft wird im Betrieb aber Effek­ti­vi­tät mit Effi­zi­enz ver­wech­selt, auch was die Arbeit der Beschäf­tig­ten betrifft. Viele Chefs sehen auf die Kos­ten, aber nicht auf Qua­li­tät und Ergeb­nis. Gerade Inha­ber klei­ner Betriebe ver­ges­sen, dass es kon­tra­pro­duk­tiv ist, Mit­ar­bei­ter an vie­len Pro­jek­ten gleich­zei­tig wer­keln zu las­sen. „Feh­ler­kos­ten, die durch Mul­ti­tas­king ent­ste­hen, erfasst keine Gewinn- und Ver­lust­rech­nung“, so Däf­ler. „Und was nicht gemes­sen wird, wird nicht beach­tet oder gesteu­ert.“ Oft fehle das Bewusst­sein, wie viele Miss­ver­ständ­nisse ent­stün­den und wie viel Nach­ar­beit dann nötig sei, weil alles gleich­zei­tig gemacht wer­den sollte statt eins nach dem ande­ren. „Ich darf als Unter­neh­mer nicht nur kurz­fris­tig auf den nächs­ten Auf­trag und mög­lichst viel Umsatz schie­len, son­dern muss im Rah­men mei­ner Mög­lich­kei­ten und der äuße­ren Zwänge mit­tel- und lang­fris­tig den­ken“, sagt Däf­ler. Dazu zählt etwa die Frage, ob ein Auf­trag frist­ge­recht und ohne Qua­li­täts­pro­bleme zu bewäl­ti­gen ist und genü­gend Gewinn abfällt.

Ein Chef muss los­las­sen kön­nen Ent­wi­ckelt ein Unter­neh­mer die Fähig­keit zum Selbst­ma­nage­ment, kann er seine Mit­ar­bei­ter beim Selbst­ma­nage­ment unter­stüt­zen, die heute mehr Ver­ant­wor­tung und Hand­lungs­spiel­raum haben. „Das gelingt über ent­spre­chende Rah­men­be­din­gun­gen, Werk­zeuge und klar defi­nierte Pro­zesse“, so der Sozial- und Wirt­schafts­psy­cho­loge Ott­mar Braun, Pro­fes­sor an der Uni­ver­si­tät Koblenz-Landau. „Aber vor allem dadurch, dass Chefs die Selbst­ma­nage­ment­kom­pe­ten­zen der Mit­ar­bei­ter stär­ken.“ Dazu zählt Fort­bil­dung und posi­tive Psy­cho­lo­gie – der Unter­neh­mer sollte moti­vie­ren, wert­schät­zen und ver­trauen.

Chris­tian Meier hat sei­nen Füh­rungs­stil dies­be­züg­lich opti­miert. Er kon­trol­liert gezielt nur Arbeits­er­geb­nisse und lässt es bewusst zu, dass seine Mit­ar­bei­ter Pro­jekte auf ihre Art erfolg­reich bewäl­ti­gen. Drei­mal pro Woche geht er durch die Firma und tauscht sich mit der Beleg­schaft dar­über aus, was funk­tio­niert und was nicht. In den meis­ten Abtei­lun­gen besteht Anwe­sen­heits­pflicht nur von 10:00 bis 15:30 Uhr. Sozia­les Mit­ein­an­der wird groß­ge­schrie­ben. Sitzt jemand nach 21:00 Uhr im Büro, soll das die Aus­nahme und nicht die Regel sein. Heute weiß Meier: „Vor­über­ge­hende Hoch­pha­sen aus­ge­nom­men, ist es mit gutem Selbst­ma­nage­ment sogar für Unter­neh­mer wie mich mach­bar, die Arbeit in einer 50-Stun­den-Woche zu erle­di­gen.“ Für Meier ist sein Nach­mit­tags­kaf­fee, mit dem er den Fei­er­abend ein­läu­tet, des­halb inzwi­schen keine Uto­pie mehr.

Effek­ti­ver Arbei­ten: Diese Grund­re­geln soll­ten Sie in Ihrem Betrieb ein­hal­ten

ZIELE DEFI­NIE­REN Sie als Fir­men­chef müs­sen allen im Betrieb Ori­en­tie­rung bie­ten. A und O des pro­fes­sio­nel­len Selbst­ma­nage­ments ist es, Ziele und die Schritte dort­hin zu for­mu­lie­ren. Was will ich? Wie will ich dahin kom­men? Nur wer das weiß, kann seine Zeit gezielt ein­set­zen.

NEIN SAGEN KÖN­NEN Ist ein neuer Auf­trag gut für den Ruf oder um wei­tere Ziel­grup­pen zu erschlie­ßen? Wird er sich rech­nen und frist­ge­recht abzu­wi­ckeln sein? Falls er jedoch zu viele Kapa­zi­tä­ten bin­det, kann es durch­aus sinn­voll sein, einen Auf­trag abzu­leh­nen.

VER­TRAUEN SCHEN­KEN Wer Mit­ar­bei­ter stän­dig kon­trol­liert, ver­geu­det Zeit, die er bes­ser nut­zen kann. Zei­gen Sie den Mit­ar­bei­tern, dass Sie ihnen zutrauen,
Auf­ga­ben selbst­stän­dig zu erle­di­gen. Erlau­ben Sie alter­na­tive Lösun­gen, bewer­ten Sie nur Ergeb­nisse.

TECH­NI­KEN OPTI­MIE­REN Stel­len Sie Tages- und Wochen­pläne auf. Prio­ri­sie­ren und dele­gie­ren Sie. Abla­ge­sys­teme und E-Mail-Ver­wal­tung müs­sen durch­dacht sein. Führt ein star­ker Mode­ra­tor ziel­ori­en­tiert durch die The­men, ufern Mee­tings nicht aus.

PAU­SEN PLA­NEN Stär­ken Sie Kör­per und Geist mit Aus­zei­ten. Trei­ben Sie Sport, pfle­gen Sie Hob­bys, ach­ten Sie auf Ihre Gesund­heit. Wenn es Ihnen gut geht, sind Sie auch stark für andere. Auf­op­fe­rung führt zu Burn-out und scha­det der Firma.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 02/2015

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