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Der elek­tro­ni­sche Rech­nungs­aus­tausch

Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen gewin­nen immer mehr an Bedeu­tung. Durch die Gleich­stel­lung der elek­tro­ni­schen Rech­nung mit der Rech­nung in Papier­form spre­chen viele Argu­mente für einen elek­tro­ni­schen Rech­nungs­aus­tausch („E-Invoi­cing“): Neben dem gerin­ge­ren Ver­sand­auf­wand kann bei den Druck­kos­ten, bei Porto und Papier kos­ten gespart und die Umwelt geschont wer­den.

Die­ser Arti­kel gibt einen Über­blick, was bei elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen zu beach­ten ist.


Gesetz­li­che Anfor­de­run­gen Die gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen für elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen müs­sen beim Aus­tausch erfüllt wer­den. Hierzu zählt, dass die Pflicht­an­ga­ben einer Rech­nung auch auf einer elek­tro­ni­schen Rech­nung ent­hal­ten sein müs­sen. Zudem muss der Rech­nungs­emp­fän­ger damit ein­ver­stan­den sein, die Rech­nung in elek­tro­ni­scher Form zu erhal­ten.

Äußerst wich­tig ist, dass die Echt­heit der Her­kunft und die Unver­sehrt­heit des Inhalts gewähr­leis­tet sind. Dabei müs­sen elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen revi­si­ons­si­cher und elek­tro­nisch archi­viert wer­den. Die Auf­be­wah­rungs­frist und Les­bar­keit beträgt aktu­ell zehn Jahre. Zu dem Merk­mal der Les­bar­keit zählt zudem, dass die Finanz­ver­wal­tung bei Betriebs­prü­fun­gen, Umsatz­steu­er­son­der­prü­fun­gen oder Umsatz­steu­er­nach­schauen die Rech­nungs­be­lege ein­se­hen kann. Dazu muss ent­spre­chende Soft- und Hard­ware vor­ge­hal­ten wer­den.

Echt­heit der Her­kunft und Unver­sehrt­heit des Inhalts  Mit dem Kri­te­rium der Echt­heit der Her­kunft soll gewähr­leis­tet wer­den, dass die Rech­nung auch tat­säch­lich von dem im Rech­nungs­for­mu­lar genann­ten Rech­nungs­aus­stel­ler kommt. Zudem soll mit dem Kenn­zei­chen der Unver­sehrt­heit des Inhalts sicher­ge­stellt wer­den, dass die Bezeich­nung der Leis­tung, das Ent­gelt und der Steu­er­satz nicht ver­än­dert wer­den kön­nen.

Archi­vie­rung elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen müs­sen in dem emp­fan­ge­nen For­mat auf­be­wahrt wer­den. Emp­fan­gen Sie bei­spiels­weise eine Rech­nung im PDF-For­mat, muss die Datei als PDF auf­be­wahrt wer­den. Die Auf­be­wah­rung einer elek­tro­ni­schen Rech­nung als Papier­aus­druck ist damit nicht zuläs­sig. Das Anfor­de­rungs­kri­te­rium der maschi­nel­len Aus­wert­bar­keit ist bei Rech­nun­gen, die mit­hilfe eines Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­tems erstellt wer­den, jedoch nicht gege­ben, wenn diese nur im gra­fi­schen PDF-For­mat abge­spei­chert wer­den. Hier ist eine Archi­vie­rung im ursprüng­li­chen Daten­for­mat bzw. im ASCII-, CSV-For­mat etc. erfor­der­lich.

Anders zu beur­tei­len ist die Archi­vie­rung gescann­ter Ein­gangs­rech­nun­gen, die ursprüng­lich in Papier­form vor­ge­le­gen haben. Hier ist von Beginn an keine maschi­nelle Aus­wert­bar­keit gege­ben. Betriebe sind nicht ver­pflich­tet, bei der Archi­vie­rung eine maschi­nelle Aus­wert­bar­keit her­bei­zu­füh­ren. Die Archi­vie­rung im PDF-For­mat ist hier zuläs­sig.

ZUG­FeRD Das Forum elek­tro­ni­sche Rech­nung Deutsch­land (FeRD) hat unter dem Namen ZUG­FeRD ein ein­heit­li­ches Rech­nungs­da­ten­for­mat für den elek­tro­ni­schen Rech­nungs­aus­tausch ent­wi­ckelt. Das Forum wurde unter dem Dach der vom Bun­des­mi­nis­te­rium für Wirt­schaft und Tech­no­lo­gie auf Beschluss des Deut­schen Bun­des­ta­ges geför­der­ten AWV – Arbeits­ge­mein­schaft für wirt­schaft­li­che Ver­wal­tung e.V. im März 2010 gegrün­det.

Das vom Forum elek­tro­ni­sche Rech­nung Deutsch­land erar­bei­tete For­mat kann für den Rech­nungs­aus­tausch zwi­schen Unter­neh­men, Behör­den und Ver­brau­chern genutzt wer­den und ermög­licht den Aus­tausch struk­tu­rier­ter Daten zwi­schen Rech­nungs­stel­ler und Rech­nungs­emp­fän­ger.

Das soge­nannte ZUG­FeRD-For­mat (Zen­tra­ler User Guide Forum elek­tro­ni­scher Rech­nung Deutsch­land) kom­bi­niert das PDF-Doku­ment der Rech­nung mit einer inte­grier­ten Rech­nungs­da­tei im XML-For­mat. Die­ses Rech­nungs­da­ten­for­mat erlaubt ein stan­dar­di­sier­tes Aus­le­sen von Daten wie Rech­nungs­be­trag, Rech­nungs­num­mer usw. und die damit ver­bun­dene Nut­zung in nach­ge­la­ger­ten Pro­zes­sen.

Fazit Der elek­tro­ni­sche Rech­nungs­aus­tausch bie­tet viele Vor­teile. Um diese Vor­teile nach­hal­tig zu sichern, sind einige wich­tige Punkte zu beach­ten. Der Rech­nungs­emp­fän­ger muss sich bei­spiels­weise um die geset­zes­kon­forme Auf­be­wah­rung küm­mern, um den Vor­steu­er­ab­zug nicht zu gefähr­den.

Der Rech­nungs­stel­ler muss sicher­stel­len, dass die Rech­nun­gen den „Grund­sät­zen ord­nungs­mä­ßi­ger EDV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sys­teme“ (GoBS) und den „Grund­sät­zen zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen“ (GDPdU) ent­spre­chen.

 

Bei Fra­gen spre­chen Sie bitte Ihren zustän­di­gen Steu­er­be­ra­ter an.

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