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Tele­fon­kon­fe­ren­zen: weit ent­fernt und doch so nah

Mehr Fle­xi­bi­li­tät, bes­se­rer Infor­ma­ti­ons­aus­tausch, weni­ger Rei­se­kos­ten – für Teams mit Exper­ten in ver­schie­de­nen Regio­nen sind Tele­fon­kon­fe­ren­zen opti­mal, solange alle Teil­neh­mer klare Spiel­re­geln beach­ten und an die Abhör­si­cher­heit gedacht wird.

Autor: Daniel Wolff


Kunden tref­fen, Kon­fe­ren­zen besu­chen, Koope­ra­ti­ons­part­ner aus­wäh­len – sogar Inha­ber klei­ner Betriebe sind heut­zu­tage öfter, län­ger sowie mit einem grö­ße­ren Radius unter­wegs, um den Laden am Lau­fen zu hal­ten. Und auch ihre Beschäf­tig­ten: Ein­käu­fer infor­mie­ren sich bei Zulie­fe­rern im Aus­land, Mon­teure arbei­ten tage­lang auf ent­fern­ten Bau­stel­len, Maschi­nen­füh­rer erhal­ten inten­sive Schu­lun­gen beim Her­stel­ler. So bleibt leicht die Kom­mu­ni­ka­tion im Team auf der Stre­cke und ohne diese interne Abstim­mung auch schnell ein wich­ti­ges Pro­jekt.

Niko­laus Starza­cher kann das nicht pas­sie­ren. Zwar ist der Grün­der der Dis­co­vergy GmbH viel unter­wegs, um sei­nen inno­va­ti­ven Strom­zäh­ler zu ver­mark­ten. Der Smart Meter infor­miert die Nut­zer auf einem Inter­net­por­tal über ihren Strom­be­darf – sie haben so die Kon­trolle über Ver­brauch und Kos­ten. Aber auch auf Rei­sen küm­mert sich der Fir­men­chef um den Aus­bau sei­ner Dienst­leis­tun­gen, etwa in Form neuer Apps, mit denen Kun­den ihre Werte aufs Handy holen kön­nen. Dafür grei­fen der Unter­neh­mer und in wech­seln­der Beset­zung zwölf Mit­ar­bei­ter an den Stand­or­ten Aachen und Hei­del­berg zum Hörer: „In Tele­fon­kon­fe­ren­zen brin­gen wir uns auf den neu­es­ten Stand der Ent­wick­lung.“

Auch im Ver­bund­for­schungs­pro­jekt „Com­mu­ni­care“ koor­di­niert Starza­cher die Arbeit ohne große Rei­se­kos­ten. Alle 14 Tage erör­tern circa zehn Exper­ten der acht Part­ner in zwei Tel­kos tech­ni­sche und pro­jekt­be­zo­gene Aspekte der Frage, wie man über Daten zum Strom­ver­brauch her­aus­fin­det, ob ältere Men­schen Hilfe brau­chen. „Es geht darum, sich ein Update zu geben, was seit dem letz­ten Aus­tausch pas­siert ist“, so der Unter­neh­mer.

Mit die­ser Kom­mu­ni­ka­ti­ons­stra­te­gie liegt Dis­co­vergy im Trend. „Tele­fon­kon­fe­ren-zen wer­den immer wich­ti­ger“, so Tomas Bohinc, Pro­jekt-Kom­pe­tenz-Betreuer der Stein­beis-Hoch­schule Ber­lin. „Das zeigt sich schon daran, dass die Zahl der Anbie­ter in dem Bereich in Deutsch­land auf gut 50 ange­wach­sen ist.“ Doch ihre Dienste brau­chen Mit­tel­ständ­ler nicht unbe­dingt: Bei über­schau­ba­rer Teil­neh­mer­zahl kön­nen Tel­kos vom Büro­te­le­fon aus gestar­tet wer­den, und viele haus­ei­gene TK-Anla­gen erlau­ben auch Kon­fe­renz­schal­tun­gen. Ist diese Tech­nik nicht ver­füg­bar, lässt sich eine Ein­wahl­num­mer mie­ten, die die Teil­neh­mer zur ver­ein­bar­ten Zeit anru­fen. In die­sem Fall zahlt jeder seine Lei­tung. Tele­fon­kon­fe­ren­zen las­sen sich also je nach Anlass oder Teil­neh­mer­zahl unter­schied­lich auf­bauen – so fle­xi­bel hand­habt das auch Dis­co­vergy, sagt Starza­cher: „Kleine Abspra­chen füh­ren wir über die Mobil­funk­netze, bei meh­re­ren Teil­neh­mern nut­zen wir den kos­ten­lo­sen Ser­vice eines befreun­de­ten Unter­neh­mens.“

An die Abhör­si­cher­heit den­ken Nicht ver­ges­sen wer­den sollte das Thema Abhör­si­cher­heit. Seit dem NSA-Skan­dal ist klar, dass an Tele­fon- oder Video­kon­fe­ren­zen auch unge­be­tene Gäste teil­neh­men könn­ten. Wer nur ein paar Details ohne hohe Pro­jekt­re­le­vanz klä­ren will, die bald ver­al­tet sind, mag mit einer ad hoc auf­ge­bau­ten Kon­fe­renz­schal­tung zufrie­den sein. Wer große Vor­ha­ben im Detail bespre­chen und tech­ni­sche oder kal­ku­la­to­ri­sche Interna klä­ren möchte, sollte aber die Infra­struk­tur eines Dienst­leis­ters buchen, der – etwa via TÜV-Zer­ti­fi­kat – einen hohen Sicher­heits­stan­dard nach­weist. Das kann Abhör­ver­su­che zumin­dest deut­lich erschwe­ren. Oder er inves­tiert – nach Bera­tung durch einen Exper­ten – in einen eige­nen Ser­ver für sichere Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­tion, der zu sei­nen Bedürf­nis­sen passt. Jedem Fir­men­chef sollte klar sein: Offene Kon­fe­renz­sys­teme wie Skype oder Face­Time mögen prak­tisch sein, sie kön­nen aber keine Abhör­si­cher­heit bie­ten.

Das Gespräch gut struk­tu­rie­ren Pro­duk­tive Gesprä­che erfor­dern auch eine gute Pla­nung und klare Spiel­re­geln, denn nur opti­mal vor­be­rei­tete Tel­kos brin­gen etwas. Am Anfang steht ein Ter­min, der allen ohne Zeit­druck und Par­al­lel­be­las­tung passt. Der Mode­ra­tor braucht Kon­takt­da­ten und Posi­tio­nen der Betei­lig­ten, damit er sie vor­stel­len kann. „Bei unse­rem For­schungs­pro­jekt legen wir eine Agenda mit wich­ti­gen Punk­ten fest, damit die Teil­neh­mer sich vor­be­rei­ten kön­nen“, sagt Starza­cher zum Pro­ze­dere bei Dis­co­vergy. „Dann kommt jeder der Reihe nach zu Wort.“ Zu Beginn sollte ver­ein­bart wer­den, wer das Ergeb­nis­pro­to­koll schreibt. Fest­zu­hal­ten gel­ten vor allem kon­krete Auf­ga­ben und Zeit­pläne, damit jeder nach der Bespre­chung noch ein­mal schrift­lich bekommt, was er bis wann zu tun hat.

Ganz wich­tig ist der Mode­ra­tor: Er erteilt das Wort, struk­tu­riert den Aus­tausch, gibt den Zeit­rah­men vor. Und er ach­tet dar­auf, dass sich Neu­linge auf die Beson­der­hei­ten einer Telko ein­stel­len. „Gerade uner­fah­rene Teil­neh­mer sagen etwa ihren Namen nicht deut­lich“, so Tomas Bohinc. „Schrei­tet der Mode­ra­tor hier nicht sofort ein, blei­ben sich Gesprächs­part­ner fremd, da man spä­ter die Stim­men nicht mehr zuord­nen kann.“ Der Mode­ra­tor sollte daher alle Teil­neh­mer regel­mä­ßig auf­for­dern, aktiv zu wer­den. Und das noch aus einem ande­ren Grund: Wer sich wenig betei­ligt, neigt dazu, neben­bei zu arbei­ten oder Mails zu schrei­ben – und Wich­ti­ges zu ver­pas­sen. Trotz­dem geht für Bohinc auch im Mit­tel­stand kein Weg an Tele­fon­kon­fe­ren­zen vor­bei: „Immer mehr Men­schen arbei­ten heute teil­weise in aller Welt ver­streut in vir­tu­el­len Teams – für sie sind Tele­fon­kon­fe­ren­zen die ein­zige Mög­lich­keit für eine effi­zi­ente Zusam­men­ar­beit.“

Check­liste

Das müs­sen Sie bei einer Tele­fon­kon­fe­renz beach­ten


Begrü­ßung: Der Mode­ra­tor stellt alle Teil­neh­mer laut und deut­lich mit Namen und Posi­tion vor.

Agenda: Anschlie­ßend geht er kurz die auf der Tages­ord­nung ste­hen­den The­men durch, benennt den Pro­to­koll­füh­rer und gibt, falls nötig, Hin­weise zu Spiel­re­geln und Arbeits­weise.

Dis­kus­sion: Im Gespräch ach­tet der Mode­ra­tor dar­auf, dass sach­li­che Lösun­gen gesucht wer­den. Die Koope­ra­tion för­dert er, indem er jeden min­des­tens ein­mal zu Wort kom­men lässt. Die Teil­neh­mer wie­derum zei­gen durch klare Ant­wor­ten ihr Inter­esse an pro­duk­ti­ver Zusam­men­ar­beit.

Ergeb­nisse: Der Mode­ra­tor oder ein dafür aus­ge­wähl­ter Teil­neh­mer fasst die Ergeb­nisse noch ein­mal trans­pa­rent zusam­men, damit nicht nach­träg­lich Ver­wir­rung oder Wider­spruch ent­steht.

Ver­ab­schie­dung: Bevor die Kon­fe­renz been­det wird, ver­ab­schie­den sich die Teil­neh­mer deut­lich hör­bar, damit sie sich posi­tiv in Erin­ne­rung blei­ben, was für die wei­tere Koope­ra­tion wich­tig ist.

Pro­to­koll: Jeder Teil­neh­mer erhält ein Pro­to­koll der Tele­fon­kon­fe­renz mit allen wesent­li­chen erar­bei­te­ten Inhal­ten als Refe­renz.

Quelle: Tomas Bohinc: „Tele­fon­kon­fe­ren­zen erfolg­reich füh­ren: Vor­be­rei­tung – Durch­füh­rung – Nach­be­rei­tung“ (Linde Verlag/Wien, 2012)



Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 03/2014

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