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Umsatz­steu­er­nach­schau – immer freund­lich blei­ben

Kon­troll­mit­tei­lung, hoher Vor­steu­er­ab­zug, unge­naue Vor­anmel­dung – und schon steht ein Umsatz­steu­er­prü­fer vor der Tür. Am bes­ten hält die­sen Stress mit dem Finanz­amt aus, wer sich bereits im Vor­feld auf eine sol­che Situa­tion vor­be­rei­tet.

Autor: Eva-Maria Neu­thin­ger


Werner Huber erin­nert sich noch gut an den 3. Juli 2012: Unver­mit­telt stan­den mor­gens Mit­ar­bei­ter des Finanz­amts im Ein­gang sei­ner Sole­mio Ser­vice GmbH in Vogts­burg-Ach­kar­ren am Kai­ser­stuhl. „Sie kamen zur Umsatz­steu­er­nach­schau“, sagt der Elek­tro­tech­ni­ker, der sich auf Foto­vol­ta­ik­an­la­gen spe­zia­li­siert hat. Seine Firma stellt Net­to­rech­nun­gen mit Hin­weis auf Para­graf 13b im Umsatz­steu­er­ge­setz aus, die Steu­er­schuld liegt beim Auf­trag­ge­ber. „In einem Fall hat­ten Feh­ler bei unse­rem Kun­den zu einer Kon­troll­mit­tei­lung geführt“, so Huber. Die Beam­ten woll­ten prü­fen, ob alle Anga­ben auf sei­nen Rech­nun­gen stim­men. „Die Nach­schau endete damit, dass wir Kor­rek­tu­ren vor­neh­men muss­ten, sonst war alles in Ord­nung“, berich­tet der Unter­neh­mer erleich­tert.

Suche nach Unge­reimt­hei­ten So etwas ist kein Ein­zel­fall und für jeden Fir­men­chef eine Schre­ckens­vi­sion: Kon­trol­leure des Finanz­amts ste­hen plötz­lich im Büro, durch­stö­bern alle für die Umsatz­steuer rele­van­ten Dateien, Unter­lagen und Geschäfts­pa­piere. Sie wol­len klä­ren, ob die Anga­ben in der Vor­anmel­dung kor­rekt sind. Bei Unge­reimt­hei­ten dro­hen deut­li­che Umsatz­steu­er­nach­zah­lun­gen. Schlimms­ten­falls schließt sich naht­los ein Steu­er­straf­ver­fah­ren an. Ange­sichts die­ses Risi­kos sollte jeder Unter­neh­mer sich früh­zei­tig mit den Details der Nach­schau befas­sen und auf den Fall einer Kon­trolle vor­be­rei­ten, indem er mit sei­nem Steu­er­be­ra­ter die Rechte und Pflich­ten sowie die kor­rekte Verhaltens­weise bespricht.

„Die Finanz­be­am­ten neh­men beson­ders oft Fir­men­grün­der ins Visier, die in der Start­phase teure Anschaf­fun­gen aus­wei­sen“, erklärt Patrick Spohn, Pro­fes­sor für natio­na­les und inter­na­tio­na­les Steu­er­recht an der Hoch­schule Pforz­heim. Weil ihren hohen Auf­wen­dun­gen in der Regel nur ver­gleichs­weise geringe Ein­nah­men gegen­über­ste­hen, erhal­ten Jung­un­ter­neh­mer auto­ma­tisch große Erstat­tun­gen. „In die­sen Fäl­len gilt es zu ermit­teln, ob der Vor­steu­er­ab­zug berech­tigt ist“, betont Bern­hard Brehm, Pro­fes­sor für Umsatz­steuer und Ver­fah­rens­recht an der Hoch­schule für öffent­li­che Ver­wal­tung und Finan­zen Lud­wigs­burg. Das bedeu­tet: Die Kon­trol­leure wol­len her­aus­fin­den, ob die Firma tat­säch­lich exis­tiert und die Wirt­schafts­gü­ter betrieb­lich genutzt wer­den. Um Zwei­fel aus­zu­schlie­ßen, soll­ten Exis­tenz­grün­der des­halb bereits prä­ven­tiv im Vor­feld erläu­tern, wofür die Wirt­schafts­gü­ter gebraucht wer­den.

Umsatz­steu­er­nach­schau

Auf diese Punkte ach­ten die Finanz­be­am­ten beson­ders genau


Exis­tenz­grün­dung: Hat ein neues Unter­neh­men tat­säch­lich so viele Anschaf­fun­gen, dass die gel­tend gemach­ten Vor­steu­er­ab­züge gerecht­fer­tigt sind?
Ein­ma­lig hoher Vor­steu­er­ab­zug: Wor­auf ist ein mas­si­ver Aus­schlag nach oben zurück­zu­füh­ren?
Regel­mä­ßig hoher Vor­steu­er­ab­zug: Warum fal­len kon­ti­nu­ier­lich so hohe Aus­ga­ben an?
Umsatz­steu­er­freie Aus­fuh­ren: Gehen tat­säch­lich so viele Waren in ent­spre­chende Dritt­län­der?
Keine Rech­nungs­stel­lung: Recht­fer­ti­gen die zugrunde lie­gen­den Sta­tis­ti­ken oder Aus­zah­lungs­pro­to­kolle hohe Über­wei­sun­gen ohne Rech­nung?
Zwei­fel­hafte Rech­nun­gen: Exis­tie­ren die Absen­der, sind sie unter­neh­me­risch tätig, kön­nen sie die in Rech­nung gestell­ten Leis­tun­gen über­haupt erbracht haben?
Feh­ler bei der Umsatz­steuer: Las­sen sich Feh­ler durch Kon­troll­mit­tei­lun­gen an andere Finanz­äm­ter klä­ren, etwa bei Betrie­ben der Bau- oder Aus­bau­bran­che, die Rech­nun­gen nach Para­graf 13b Umsatz­steu­er­ge­setz erstel­len?


Zutritt kaum zu ver­wei­gern Oft gibt es eine Nach­schau, weil der Leis­tungs­emp­fän­ger nach Para­graf 13b Umsatz­steu­er­ge­setz die Umsatz­steuer schul­det. Nach die­ser Rege­lung wird der Emp­fän­ger einer Bau­leis­tung zum Umsatz­steu­er­schuld­ner, soweit er selbst gewerb­lich in der Bran­che tätig ist. Pas­sie­ren – wie bei Sole­mio – Feh­ler auf der Gegen­seite, besu­chen die Finanz­be­am­ten beide Par­teien. „Auch Kon­troll­mit­tei­lun­gen ande­rer Finanz­äm­ter lösen oft eine Nach­schau aus“, weiß Brehm. Sie wer­den etwa ver­schickt, falls die regu­läre Außen­prü­fung bei einem Geschäfts­part­ner fal­sche Anga­ben offen­bart. Außer­dem wer­den die Kon­trol­leure auf­grund von Aus­kunfts­er­su­chen ande­rer Finanz­äm­ter oder bei Amts­hilfe ande­rer EU-Mit­glied­staa­ten los­ge­schickt.

Zu den übli­chen Geschäfts­zei­ten kön­nen Prü­fer jeder­zeit vor der Tür ste­hen. „Der Unter­neh­mer darf ihnen rein recht­lich zwar zunächst den Zugang ver­wei­gern. Prak­tisch bleibt ihm aber nichts ande­res übrig, als sie bei ihrer Arbeit zu unter­stüt­zen“, sagt Spohn. Sonst setzt er sich dem Ver­dacht der Steu­er­hin­ter­zie­hung aus. Vor­zu­le­gen sind alle umsatz­steu­er­rele­van­ten Auf­zeich­nun­gen, Bücher, Geschäfts­pa­piere, E-Rech­nun­gen und Dateien des lau­fen­den Jah­res. Mit­neh­men dür­fen die Beam­ten ohne Ein­wil­li­gung des Fir­men­chefs aber nichts. Auch die Pri­vat­sphäre bleibt gewahrt – Zutritt zur Woh­nung haben sie nur im Aus­nah­me­fall. Mit­ar­bei­ter dür­fen sie nur mit Zustim­mung des Unter­neh­mers befra­gen. Er hat das Recht, einen Rechts­an­walt oder Steu­er­be­ra­ter hin­zu­zu­zie­hen. Bereits vor des­sen Ein­tref­fen dür­fen die Finanz­be­am­ten aber mit der Umsatz­steu­er­nach­schau begin­nen.

Anlass für Son­der­prü­fung Sobald der Prü­fer in den Unter­la­gen einen Feh­ler ent­deckt, folgt in den meis­ten Fäl­len sofort eine Umsatz­steu­er­son­der­prü­fung. „Zwar müs­sen die Beam­ten dar­auf schrift­lich hin­wei­sen, sie kön­nen aber naht­los damit star­ten“, erklärt Pro­fes­sor Brehm. Wäh­rend Außen­prü­fun­gen bis zu vier Wochen vor­her ange­kün­digt wer­den, hat der Fir­men­chef bei die­ser Umsatz­steu­er­son­der­prü­fung also keine Chance, sich vor­zu­be­rei­ten. Das ist das Ziel: Er soll keine Unter­la­gen ver­nich­ten kön­nen. Das Ver­fah­ren selbst hat es in sich: Die Kon­trol­leure neh­men die ganze Buch­füh­rung der ver­gan­ge­nen Jahre und alle Rech­nun­gen inklu­sive der jewei­li­gen Beträge bis zur Nut­zung ein­zel­ner Betriebs­mit­tel unter die Lupe. Wenn dar­aus hohe Nach­zah­lun­gen resul­tie­ren, unter­stellt das Finanz­amt schlimms­ten­falls Steu­er­hin­ter­zie­hung.

Auch bei Wer­ner Huber folgte auf die Nach­schau eine Außen­prü­fung. Sie blieb für ihn als kor­rek­ten Unter­neh­mer aber weit­ge­hend fol­gen­los: „Trotz der Akri­bie der Finanz­be­am­ten hat­ten wir keine hohen Nach­zah­lun­gen.“


Check­liste

Das ist bei Kon­trol­len wich­tig


  • Besuchs­grund: Las­sen Sie die Prü­fer dar­le­gen, aus wel­chem Anlass und auf­grund wel­cher recht­li­chen Grund­lage sie da sind.
  • Besuchs­zeit: Erlau­ben Sie den Beam­ten nur zu den übli­chen Geschäfts­zei­ten den Ein­tritt in die betrieb­li­chen Räume.
  • Bera­ter­hilfe: Infor­mie­ren Sie sofort Ihren Steu­er­be­ra­ter oder Rechts­an­walt und bit­ten Sie ihn um Unter­stüt­zung.
  • Beweise: Hal­ten Sie Unter­la­gen bereit, mit denen sich kom­plexe Sach­ver­halte klä­ren las­sen. Falls Sie bei­spiels­weise eine teure Kamera nur für betrieb­li­che Zwe­cke nut­zen, hilft es, den Aus­schluss der pri­va­ten Nut­zung zu doku­men­tie­ren. Das kön­nen Sie etwa tun, indem Sie dem Kon­trol­leur einen Beleg für eine Kamera glei­cher Güte in Pri­vat­be­sitz vor­le­gen.



Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 04/2013

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