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Die elek­tro­nisch unter­stützte Betriebs­prü­fung durch die Deut­sche Ren­ten­ver­si­che­rung

Der Gesetz­ge­ber hat mit dem Vier­ten Gesetz zur Ände­rung des Vier­ten Buches Sozi­al­ge­setz­buch und ande­rer Gesetze vom 22. Dezem­ber 2011 (BGBl. I S. 3057) den gesetz­li­chen Rah­men für eine elek­tro­nisch unter­stützte Betriebs­prü­fung durch die Ren­ten­ver­si­che­rungs­trä­ger geschaf­fen.


Nach die­ser Vor­schrift prü­fen die Trä­ger der Ren­ten­ver­si­che­rung bei den Arbeit­ge­bern, ob diese ihre Mel­de­pflich­ten und ihre sons­ti­gen Pflich­ten nach dem SGB, die im Zusam­men­hang mit dem Gesamt­so­zi­al­ver­si­che­rungs­bei­trag (Bei­träge zur Kran­ken-, Ren­ten-, Arbeits­lo­sen- und Pfle­ge­ver­si­che­rung) und den Umla­ge­bei­trä­gen nach dem Auf­wen­dungs­aus­gleichs­ge­setz ste­hen, ord­nungs­ge­mäß erfül­len; sie prü­fen ins­be­son­dere die Rich­tig­keit der Bei­trags­zah­lun­gen und der Mel­dun­gen. Prü­fun­gen erfol­gen min­des­tens alle 4 Jahre. Die Ren­ten­ver­si­che­rungs­trä­ger prü­fen außer­dem auch die recht­zei­tige und voll­stän­dige Ent­rich­tung der Künst­ler­so­zi­al­ab­gabe (seit 2007), die Zah­lung der Insol­venz­geld­um­lage und den Insol­venz­schutz von Wert­gut­ha­ben (seit 2009) sowie die Zah­lung der Bei­träge zur Unfall­ver­si­che­rung (seit 2010).

Das Ver­fah­ren „elek­tro­nisch unter­stützte Betriebs­prü­fung” (euBP).

Künf­tig erhal­ten die Arbeit­ge­ber und Steu­er­be­ra­ter im Rah­men des Ver­fah­rens „elek­tro­nisch unter­stützte Betriebs­prü­fung” (euBP) die Mög­lich­keit, die prü­fungs­re­le­van­ten Daten elek­tro­nisch abzu­ge­ben. Die vom Arbeit­ge­ber über­mit­tel­ten Daten wer­den mit­hilfe einer Prüf­soft­ware ana­ly­siert und die dar­aus gewon­ne­nen Ergeb­nisse als Hin­weise für die Betriebs­prü­fung genutzt.

Mit § 9 Abs. 5 BVV hat der Gesetz­ge­ber eine Rege­lung geschaf­fen, die es dem Arbeit­ge­ber erlaubt, Ent­gelt­un­ter­la­gen auf maschi­nell ver­wert­ba­ren Daten­trä­gern zu füh­ren. Hier­aus ergibt sich für die Ren­ten­ver­si­che­rungs­trä­ger die Mög­lich­keit und das Recht, im Rah­men einer Betriebs­prü­fung digi­tale Ent­gelt­un­ter­la­gen zu prü­fen.

Die euBP in der Pra­xis. Das Ver­fah­ren euBP wird allen Arbeit­ge­bern und Steu­er­be­ra­tern offen­ste­hen, ist jedoch nicht ver­pflich­tend. Eine Teil­nahme wird optio­nal zur bis­her prak­ti­zier­ten Form der Betriebs­prü­fung durch die Ren­ten­ver­si­che­rungs­trä­ger ange­bo­ten. Die Ren­ten­ver­si­che­rungs­trä­ger kön­nen im Ein­ver­neh­men mit dem Arbeit­ge­ber ver­lan­gen, dass die Über­mitt­lung der erfor­der­li­chen Daten zum Zweck der Betriebs­prü­fung in einer ein­heit­lich vor­ge­ge­be­nen Struk­tur erfolgt. Erge­ben sich bei der Aus­wer­tung der Abrech­nungs­da­ten des Arbeit­ge­bers und der gespei­cher­ten Daten der Sozi­al­ver­si­che­rungs­trä­ger Hin­weise, Unplau­si­bi­li­tä­ten oder die Not­wen­dig­keit der Ein­sicht­nahme ein­zel­ner Belege, kann dem bei der Prü­fung vor Ort gezielt nach­ge­gan­gen wer­den. Die Arbeit­ge­ber wer­den inso­fern ent­las­tet, als im Vor­feld der Betriebs­prü­fung keine Unter­la­gen mehr kopiert und zusam­men­ge­stellt wer­den müs­sen. Sofern die Betriebs­prü­fung mit den gelie­fer­ten Daten abge­schlos­sen wer­den kann, ent­fällt eine wei­tere Ein­sicht­nahme der Unter­la­gen vor Ort.

Ein­heit­li­che Schnitt­stelle (Datei­auf­bau, Daten­sätze und -bau­steine).Vor dem Hin­ter­grund der Viel­zahl an Abrech­nungs­pro­gram­men und der damit ver­bun­de­nen hete­ro­ge­nen Daten­struk­tur wurde eine ein­heit­li­che Daten­satz­be­schrei­bung (Schnitt­stelle) für die Daten­an­lie­fe­rung vor­ge­se­hen. Die Schaf­fung einer ein­heit­li­chen und ver­bind­li­chen Schnitt­stelle, die kon­krete Vor­gabe der erfor­der­li­chen Daten und deren Struk­tur ermög­licht einen für alle Betei­lig­ten nach­voll­zieh­ba­ren Export der prü­fre­le­van­ten Daten aus den Abrech­nungs­sys­te­men. Im Rah­men der Betriebs­prü­fung durch die Ren­ten­ver­si­che­rung wer­den regel­mä­ßig die Lohn- und Gehalts­buch­hal­tung und das betrieb­li­che Rech­nungs­we­sen als Gegen­stand der Finanz­buch­hal­tung ange­spro­chen. Daher setzt sich die Schnitt­stel­len­be­schrei­bung aus die­sen bei­den Berei­chen zusam­men. In der Pra­xis wer­den für die Lohn- und Gehalts­buch­hal­tung und das betrieb­li­che Rech­nungs­we­sen oft ver­schie­dene Abrech­nungs­pro­gramme genutzt. Folg­lich sind für die euBP die Daten (i. d. R. jeweils eine Datei) aus dem jewei­li­gen Sys­tem bereit­zu­stel­len.

Die Erstel­lung der Datei ori­en­tiert sich an den bekann­ten Daten­über­mitt­lungs­ver­fah­ren im Bereich der Sozi­al­ver­si­che­rung. Zwi­schen dem Vor­lauf­satz (VOSZ) und dem Nach­lauf­satz (NCSZ) wer­den die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­in­for­ma­tio­nen und Pro­duk­tiv­da­ten ein­ge­bet­tet:

Der Daten­satz Kom­mu­ni­ka­tion ent­hält neben den Anga­ben zur Adres­sie­rung und zum Absen­der der Lie­fe­rung auch Infor­ma­tio­nen zur Pro­dukt- und Modi­fi­ka­ti­ons-ID (PROD-ID/ MOD-ID). Anhand die­ser ID kann das ver­wen­dete sys­tem­ge­prüfte Abrech­nungs­sys­tem iden­ti­fi­ziert und auf die Zulas­sung zum Ver­fah­ren euBP geprüft wer­den. Im Bereich der Ent­gelt­buch­hal­tung wer­den diverse neue Daten­sätze (z. B. Stamm­da­ten Arbeit­neh­mer) und, sofern zutref­fend, die ent­spre­chen­den Daten­bau­steine (z. B. Knapp­schaft) gelie­fert. Die Daten der Finanz­buch­hal­tung wer­den mit dem Daten­satz Kon­ten­bu­chun­gen (DSKB) über­mit­telt. Der DSKB ent­hält neben den ein­zel­nen Buchungs­sät­zen auch Infor­ma­tio­nen zum Vor­trags-/Er­öff­nungs­wert des jewei­li­gen Kon­tos. Der DSKB ist für die im Prüf­zeit­raum bebuch­ten Kon­ten zu erstel­len; die Lie­fe­rung erfolgt inklu­sive Null­kon­ten pro Wirt­schafts­jahr. Aus Grün­den der Daten­spar­sam­keit hat die Deut­sche Ren­ten­ver­si­che­rung gemein­sam mit der Bun­des­ver­ei­ni­gung der Deut­schen Arbeit­ge­ber­ver­bände, der Bun­des­steu­er­be­ra­ter­kam­mer und der Arbeits­ge­mein­schaft der Per­so­nal­ab­rech­nungs-Soft­ware-Erstel­ler einen Min­dest­um­fang der zunächst anzu­lie­fern­den Buchungs­da­ten erar­bei­tet.

Daten­über­mitt­lungs­ver­fah­ren und Daten­an­nah­me­stelle. Die Über­sen­dung der Daten wird dem Unter­neh­men medi­en­bruch­frei im Online-Ver­fah­ren unter Nut­zung des eXTra- Stan­dards (ein­heit­li­ches XML-basier­tes Trans­port­ver­fah­ren) ermög­licht. Für das Ver­fah­ren euBP wird aus­schließ­lich die Daten­stelle der Trä­ger der Ren­ten­ver­si­che­rung (DSRV) als Daten­an­nah­me­stelle tätig. Bei der DSRV wird wie auch im Ver­fah­ren bei Sofort­mel­dun­gen ein Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ser­ver ein­ge­rich­tet. Die Datei­über­tra­gung erfolgt über gesi­cherte und ver­schlüs­selte Über­tra­gungs­wege aus sys­tem­ge­prüf­ten Abrech­nungs­pro­gram­men. Die Anbin­dung maschi­nel­ler Aus­füll­hil­fen (z. B. SV-net) ist nicht vor­ge­se­hen. Der Arbeit­ge­ber kann für die Daten­über­mitt­lung das vor­han­dene ITSG-Zer­ti­fi­kat nut­zen, sofern die­ses von der ITSG für die euBP zuge­las­sen wurde.

Sys­tem­un­ter­su­chung.Zur Sicher­stel­lung eines ord­nungs­ge­mä­ßen Betriebs wer­den aus­schließ­lich zer­ti­fi­zierte Ent­geltab­rech­nungs­sys­teme unter­stützt. In die „Gemein­sa­men Grund­sätze für die Unter­su­chung von Ent­geltab­rech­nungs­pro­gram­men und Aus­füll­hil­fen (Sys­tem­un­ter­su­chung) und die Daten­wei­ter­lei­tung inner­halb der Sozi­al­ver­si­che­rung nach § 22 DEÜV” vom 27. Okto­ber 2011 in der vom 1. Januar 2012 an gel­ten­den Fas­sung wurde die euBP als frei­wil­li­ges Zusatz­mo­dul auf­ge­nom­men.

Daten­schutz und Daten­si­cher­heit.Die Daten wer­den beim Unter­neh­men aus­schließ­lich zum kon­kre­ten Zweck der Durch­füh­rung der ein­zel­nen Betriebs­prü­fung nach § 28p SGB IV über­mit­telt. Eine regel­mä­ßig wie­der­keh­rende Daten­über­mitt­lung oder eine Bevor­ra­tung der Arbeit­ge­ber­da­ten erfolgt nicht. Über das Abruf­ver­fah­ren im Rah­men des eXTra- Stan­dards kann sich der Arbeit­ge­ber jeder­zeit über den aktu­el­len Stand der Ver­ar­bei­tung sei­ner Daten erkun­di­gen. Nach Abschluss des Ver­fah­rens beim Ren­ten­ver­si­che­rungs­trä­ger (Bestands­kraft des Bescheids) wer­den die Daten auto­ma­tisch gelöscht. Der Arbeit­ge­ber kann ein Lösch­pro­to­koll im eXTra-Stan­dard abru­fen.

Pilot­phase.Mit Inkraft­tre­ten der gesetz­li­chen Grund­lage hat die Pilot­phase mit ein­zel­nen Arbeit­ge­bern begon­nen. Eine Pilo­tie­rung in grö­ße­rem Umfang ist ab Juli 2012 geplant. Der flä­chen­de­ckende Ein­satz wird am 1. Januar 2013 begin­nen.


Quelle: SUMMA SUM­MA­RUM Aus­gabe 01/2012, Deut­sche Ren­ten­ver­si­che­rung Bund, Ruhr­straße 2, 10709 Ber­lin.

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