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Not­fall­ord­ner: Erste Hilfe im Betrieb

Fällt der Unter­neh­mer etwa durch Krank­heit aus, gefähr­det das oft die Exis­tenz sei­ner Firma. Damit der Betrieb wei­ter­läuft, brau­chen die Ver­tre­ter dann Zugriff auf wich­tige Unter­la­gen sowie Voll­mach­ten für anste­hende Ent­schei­dun­gen.

Autor: Eva-Maria Neu­thin­ger


Claus Rüberg fühlt sich fit und arbei­tet viel. Betrieb­lich wie pri­vat läuft es für den Unter­neh­mer im baden-würt­tem­ber­gi­schen Elz­ach gut. Vor einem Jahr hat er mit Peter Bra­ße­ler die Drechs­ler­werk­statt Fen­in­ger über­nom­men. „Wir sind gut gestar­tet“, freut sich der 42-Jäh­rige. Eigent­lich hat er kei­nen Grund, sich Sor­gen zu machen. Trotz­dem will Rüberg mög­lichst schnell einen Not­fall­plan aus­ar­bei­ten, damit der Betrieb, falls nötig, ohne Chefs läuft. Die Bedeu­tung des The­mas ist den bei­den klar gewor­den, als sie im Som­mer gleich­zei­tig Urlaub nah­men: „Zwar lief alles gut, zumal wir tele­fo­nisch für die Mit­ar­bei­ter erreich­bar waren und es keine schwer­wie­gen­den Stö­run­gen gab“, so Rüberg. Aber dann skiz­ziert er ein mög­li­ches Kri­sen­sze­na­rio mit weit­rei­chen­den Kon­se­quen­zen: „Wir müs­sen nur zusam­men im Auto sit­zen und einen Unfall haben.“ Mit ande­ren Unter­neh­mern haben sie sol­che Fälle ange­spro­chen und hef­tig dis­ku­tiert: „Auch unsere Kol­le­gen sind sen­si­bi­li­siert, aber nur wenige haben schon Vor­sorge getrof­fen“, hat der Fir­men­chef dabei gelernt.

Für den Ernst­fall pla­nen. Als ers­ten Schritt wol­len Rüberg und Bra­ße­ler einen Not­fall­ord­ner anle­gen. Er soll einen Fahr­plan ent­hal­ten, was bei lan­ger Krank­heit oder Tod eines Part­ners zu tun ist. Dort sol­len zum Bei­spiel auch Lis­ten mit wich­ti­gen Ver­trä­gen und Pass­wör­tern sowie Voll­mach­ten hin­ter­legt wer­den. „Sicher­lich bespre­chen wir uns auch mit unse­ren Ehe­part­nern“, sagt Rüberg. So ver­ant­wor­tungs­be­wusst sind nicht viele Unter­neh­mer. „Schät­zungs­weise weni­ger als zehn Pro­zent tref­fen Vor­sorge“, meint Mal­colm Schauf, Pro­fes­sor mit Spe­zi­al­ge­biet Mit­tel­stand an der FOM Hoch­schule für Oeko­no­mie & Manage­ment in Düs­sel­dorf. „Unter­neh­mer glau­ben, dass ihnen nie etwas pas­siert.“ Dabei ist das Risiko nicht zu unter­schät­zen: Sta­tis­tisch betrach­tet, wer­den gut 40 Pro­zent der heute 30- bis 40-jäh­ri­gen Erwerbs­tä­ti­gen vor ihrer regu­lä­ren Ren­ten­zeit berufs­un­fä­hig. Diese Zah­len soll­ten auch Unter­neh­mer ver­an­las­sen, früh­zei­tig vor­zu­sor­gen.

Pass­wör­ter hin­ter­le­gen, Schauf rät, Lis­ten zu erstel­len, wo wel­che Unter­la­gen im Betrieb zu fin­den sind. Auf jeden Fall gehört in den Not­fall­ord­ner eine Auf­stel­lung aller wich­ti­gen Ver­träge, vom Miet­ver­trag über Lea­sing­do­ku­mente bis zu Arbeits- und Lie­fe­ran­ten­ver­trä­gen. Auch betrieb­li­che Kon­ten sind mit allen Daten zu erfas­sen. Jeder Fir­men­chef sollte sicher­stel­len, dass eine Per­son sei­nes Ver­trau­ens auf diese Infor­ma­tio­nen zugrei­fen kann. Der Pro­fes­sor kennt Fälle, in denen selbst nahe Fami­li­en­an­ge­hö­rige nichts von ein­zel­nen Bank­ver­bin­dun­gen wuss­ten. „Ent­spre­chende Voll­mach­ten für den Not­fall zu geben gehört ebenso zum Pflicht­pro­gramm“, betont Schauf. Sol­che Doku­mente kön­nen genauso wie sen­si­ble Geschäfts­zah­len oder Pass­wör­ter bei­spiels­weise beim Steu­er­be­ra­ter depo­niert wer­den, der der Ver­trau­ens­per­son im Ernst­fall einen schnel­len Zugang ermög­licht

Fällt der Chef aus, muss das Tages­ge­schäft wei­ter­lau­fen. Darum sollte er auch hier als Ver­trau­ens­per­son für die Fami­lie sowie als Ansprech­part­ner für Kol­le­gen, Lie­fe­ran­ten und gute Kun­den einen Mit­ar­bei­ter benen­nen – in der Regel seine rechte Hand. „Je klei­ner der Betrieb, desto mehr Infor­ma­tio­nen braucht diese Ver­trau­ens­per­son“, erläu­tert Experte Schauf. In Klein- und Mit­tel­be­trie­ben hat nicht sel­ten allein der Inha­ber die „Patent­re­zepte“ im Kopf. „Fir­men­wis­sen wird viel­fach in der Per­son des Chefs gebün­delt“, weiß Schauf. Grö­ßere Betriebe betrei­ben dage­gen zumeist ein pro­fes­sio­nel­les Wis­sens- und Doku­men­ta­ti­ons­ma­nage­ment. Ent­spre­chend hängt deren Erfolg in der Regel nicht allein von der Geschäfts­lei­tung ab.

An Inte­rims­ma­na­ger den­ken. Für Mit­tel­ständ­ler mit über einer Mil­lion Euro Jah­res­um­satz emp­fiehlt es sich des­halb, einen Bei­rat zu grün­den. Dies bie­tet meh­rere Vor­teile: Zum einen hat der Unter­neh­mer einen direk­ten Ansprech­part­ner, falls er eine kom­pe­tente Ein­schät­zung braucht. Ein Bei­rats­mit­glied, als das sich etwa der Steu­er­be­ra­ter anbie­tet, dient dem Fir­men­chef in der stra­te­gi­schen Geschäfts­füh­rung lang­fris­tig als Spar­rings­part­ner. Zum ande­ren lässt sich, wenn der Unter­neh­mer über­ra­schend aus­fällt, aus dem Kreis des Bei­rats manch­mal ein Inte­rims­ma­na­ger fin­den. Alter­na­tiv kann der Bei­rat mit sei­nem Netz­werk bei der Suche nach einem geeig­ne­ten Kan­di­da­ten hel­fen.

Früh ein Tes­ta­ment machen. Im Kreis der Mit­ar­bei­ter oder der Fami­lie lässt sich kaum schnell ein Über­neh­mer fin­den. „Die Nach­folge im Mit­tel­stand zu pla­nen und vor­zu­be­rei­ten ist sehr schwie­rig“, so Pro­fes­sor Schauf, zumal auch erbrecht­li­che Fra­gen rele­vant wer­den. Daher sollte jeder Fir­men­chef bei der Vor­sor­ge­pla­nung neben der Vor­be­rei­tung des Not­fall­ord­ners auch sein Tes­ta­ment auf­set­zen. Andern­falls tritt die gesetz­li­che Erb­folge ein, was für die Firma oft nicht gut ist, weil Kapi­tal­an­teile und Füh­rung nicht kon­trol­liert an die nächste Genera­tion gehen. Ein qua­li­fi­zier­ter Bera­ter kann bei der tes­ta­men­ta­ri­schen Lösung sowie bei der Not­fall­pla­nung ins­ge­samt unter­stüt­zen. Das Thema Tes­ta­ment wird TRIA­LOG in einer der nächs­ten Aus­ga­ben auf­grei­fen.

Claus Rüberg jeden­falls hat sich vor­ge­nom­men, das Thema Not­fall­plan schnell anzu­ge­hen: „Mein Part­ner und ich wer­den mit küh­lem Kopf über­le­gen, wel­che Maß­nah­men wir ergrei­fen wol­len, um für alle Fälle abge­si­chert zu sein.“

Not­fall­ord­ner

Die wich­tigs­ten Inhalte


Pas­siert etwas, brau­chen Fami­lie und aus­ge­wählte Mit­ar­bei­ter einen Über­blick über die Situa­tion im Betrieb. Aktua­li­sie­ren Sie jedes Jahr den Not­fall­ord­ner. Scan­nen Sie wich­tige Ori­gi­nale, damit sie in der EDV sind. Spei­chern Sie die letzte Ver­sion und ermög­li­chen Sie Ver­tre­tern den Zugriff. Diese Unter­la­gen und Auf­stel­lun­gen sind beson­ders wich­tig:
Ver­tre­tungs­plan: Wer soll im Ernst­fall wel­che Auf­gabe über­neh­men?
Ver­trags­über­sicht: Was fin­det sich wo – von Arbeits­ver­trä­gen über Lie­fe­ran­ten- und Kun­den­ver­träge bis zu Miet- und Ver­si­che­rungs­ver­trä­gen?
Kon­ten­liste: Wel­che Bank­kon­ten gibt es? Wich­tig sind auch Voll­mach­ten für die Kon­ten für eine Per­son des Ver­trau­ens.
Ver­mö­gens­auf­stel­lung: Wel­che Lea­sing­ob­jekte, wel­ches Anlage- und Kapi­tal­ver­mö­gen, wel­che Ver­bind­lich­kei­ten hat der Betrieb?
Zugriff: Wie lau­ten Pass­wör­ter oder Safe­kom­bi­na­tio­nen, wo sind wich­tige Schlüs­sel?
Doku­mente: Wo wer­den Tes­ta­ment, Pati­en­ten­ver­fü­gung, Voll­mach­ten und ein Ver­trags­mus­ter für Inte­rims­ma­na­ger auf­be­wahrt?
Sons­ti­ges: wich­tige Ansprech­part­ner, wich­tige Patente oder Rezep­tu­ren, Mit­glied­schaf­ten in Ver­bän­den und Ver­ei­nen



Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 01/2013

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