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Die Ver­ein­fa­chung der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung

Die Ände­rung der MwSt-Richt­li­nie 2006/112/EG erfor­dert die Redu­zie­rung der bis­lang sehr hohen Anfor­de­run­gen an die elek­tro­ni­sche Über­mitt­lung von Rech­nun­gen bis 31.12.2012. Ins­be­son­dere soll eine Gleich­stel­lung zwi­schen Papier- und elek­tro­ni­scher erfol­gen.


Bis­lang musste mit einer qua­li­fi­zier­ten elek­tro­ni­schen Signa­tur die Echt­heit der Her­kunft und die Unver­sehrt­heit des Inhalts nach­ge­wie­sen wer­den. Diese sol­len ab 01.07.2011 nicht mehr der­art auf­wen­dig belegt wer­den. Der Gesetz­ge­ber schreibt keine bestimmte Tech­no­lo­gie dafür vor, auf wel­chem Wege Unter­neh­mer die gesetz­li­chen Erfor­der­nisse erbrin­gen. Statt­des­sen kann der Unter­neh­mer selbst bestim­men, auf wel­chem Wege er die gesetz­li­chen Erfor­der­nisse erbringt. Er muss sich dabei jedoch eines inner­be­trieb­li­chen Kon­troll­ver­fah­rens bedie­nen.

Grund­lage für die Geset­zes­än­de­run­gen ist Steu­er­ver­ein­fa­chungs­ge­setz 2011, wel­ches vom Bun­des­rat abschlie­ßend am 08.07.2011 ver­ab­schie­det wer­den sollte. Der Bun­des­rat hat dem Gesetz­ent­wurf jedoch nicht zuge­stimmt. Dies hat zur Folge, dass das Gesetz mög­li­cher­weise in den Ver­mitt­lungs­aus­schuss geht.

Grund­züge der elek­tro­ni­schen Rech­nung. Eine elek­tro­ni­sche Rech­nung ist eine Rech­nung, die in einem elek­tro­ni­schen For­mat aus­ge­stellt und emp­fan­gen wird. Der Unter­neh­mer und der Rech­nungs­emp­fän­ger müs­sen sich dabei einig sein, dass die Rech­nung elek­tro­nisch über­mit­telt wer­den kann.

Die Rech­nung kann in einem belie­bi­gen elek­tro­ni­schen For­mat aus­ge­stellt wer­den. Hier­un­ter fal­len Rech­nun­gen, die per E-Mail ggf. mit PDF- oder Text­da­tei­an­hang, per Com­pu­ter-Tele­fax, auf einem Daten­trä­ger (USB-Stick, CD), per Web-Down­load oder im Wege des Daten­trä­ger­aus­tauschs (EDI) über­mit­telt wer­den. Die Rech­nung muss zudem in einer für das mensch­li­che Auge les­ba­ren Form geschrie­ben sein.

Echt­heit der Her­kunft und Unver­sehrt­heit des Inhalts einer Rech­nung. Echt­heit der Her­kunft und Unver­sehrt­heit des Inhalts einer Rech­nung sind Vor­aus­set­zung für den Vor­steu­er­ab­zug.

Die Echt­heit der Her­kunft einer Rech­nung ist gewähr­leis­tet, wenn die Iden­ti­tät des Rech­nungs­aus­stel­lers sicher­ge­stellt ist. Die Unver­sehrt­heit des Inhalts einer Rech­nung ist gewähr­leis­tet, wenn die nach dem Umsatz­steu­er­ge­setz erfor­der­li­chen Pflicht­an­ga­ben wäh­rend der Über­mitt­lung der Rech­nung nicht geän­dert wor­den sind.

Hierzu ist ein Nach­weis zum inner­be­trieb­li­chen Kon­troll­ver­fah­ren erfor­der­lich, den der Unter­neh­mer mit Hilfe eines ver­läss­li­chen Prüf­pfads füh­ren kann.

Ver­wen­det der Unter­neh­mer keine qua­li­fi­zierte elek­tro­ni­sche Signa­tur oder das EDI-Ver­fah­ren, ist durch ein inner­be­trieb­li­ches Kon­troll­ver­fah­ren, das einen ver­läss­li­chen Prüf­pfad zwi­schen Rech­nung und Leis­tung schafft, sicher­zu­stel­len, dass die Echt­heit der Her­kunft und die Unver­sehrt­heit des Inhalts sowie die Les­bar­keit der Rech­nung gewähr­leis­tet sind. Wie das gesche­hen soll, legt jeder Unter­neh­mer selbst fest.

Inner­be­trieb­li­ches Kon­troll­ver­fah­ren. Ein inner­be­trieb­li­ches Kon­troll­ver­fah­ren ist ein Ver­fah­ren, das der Unter­neh­mer zum Abgleich der Rech­nung mit sei­ner Zah­lungs­ver­pflich­tung ein­setzt. Der Unter­neh­mer wird im eige­nem Inter­esse ins­be­son­dere über­prü­fen, ob die Rech­nung in der Sub­stanz kor­rekt ist, d.h. ob die in Rech­nung gestellte Leis­tung tat­säch­lich in dar­ge­stell­ter Qua­li­tät und Quan­ti­tät erbracht wurde, der Rech­nungs­aus­stel­ler also tat­säch­lich den Zah­lungs­an­spruch hat, die vom Rech­nungs­stel­ler ange­ge­bene Kon­to­ver­bin­dung kor­rekt ist und ähn­li­ches.

Es müs­sen hier­für keine neuen spe­zi­el­len Ver­fah­rens­wei­sen inner­halb des Unter­neh­mens geschaf­fen wer­den. Bereits ein ent­spre­chend ein­ge­rich­te­tes Rech­nungs­we­sen kann als geeig­ne­tes Kon­troll­ver­fah­ren die­nen, das die Zuord­nung der Rech­nung zur emp­fan­ge­nen Leis­tung ermög­licht.

Ver­läss­li­cher Prüf­pfad. Ein ver­läss­li­cher Prüf­pfad ist Bestand­teil eines inner­be­trieb­li­chen Kon­troll­ver­fah­rens zur Gewähr­leis­tung der Echt­heit der Her­kunft einer Rech­nung, der Unver­sehrt­heit ihres Inhalts und ihrer Les­bar­keit. Anhand eines ver­läss­li­chen Prüf­pfads ist ein Zusam­men­hang zwi­schen der Rech­nung und der zugrunde lie­gen­den Leis­tung her­zu­stel­len.

Durch einen Abgleich mit der Bestel­lung, dem Auf­trag oder Ver­trag und, ggf. dem Lie­fer­schein über­prüft der Unter­neh­mer, ob die Rech­nung inhalt­lich ord­nungs­ge­mäß ist, also die Rech­nungs­an­ga­ben und der leis­tende Unter­neh­mer zutref­fend sind. Dies ist bereits aus ande­ren Grün­den erfor­der­lich, näm­lich um die Vor­aus­set­zun­gen des Vor­steu­er­ab­zugs fest­zu­stel­len.

Auf­be­wah­rung elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen. Besteht eine Auf­be­wah­rungs­pflicht, so sind elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen in dem elek­tro­ni­schen For­mat der Aus­stel­lung bzw. des Emp­fangs (z.B. digi­tal als E-Mail ggf. mit Anhän­gen in Bild­for­ma­ten wie pdf oder tiff, digi­tal als Com­pu­ter-Tele­fax, digi­tal als Web-Down­load oder in EDI-For­ma­ten) auf­zu­be­wah­ren. Das bei der Auf­be­wah­rung ange­wen­dete Ver­fah­ren und die Pro­zesse müs­sen den Grund­sät­zen ord­nungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung und DV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sys­teme und den Grund­sät­zen zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen ent­spre­chen.

Die auf­be­wahr­ten Rech­nun­gen müs­sen wäh­rend der Dauer der Auf­be­wah­rungs­frist jeder­zeit les­bar und maschi­nell aus­wert­bar sein. Diese Rege­lung ist nicht neu, son­dern gilt auch für andere, für die Besteue­rung rele­van­ten elek­tro­ni­schen Unter­la­gen, wie z.B. die elek­tro­ni­sche Buch­füh­rung und Gewinn­ermitt­lung oder elek­tro­ni­sche Geschäfts­briefe. Die Auf­be­wah­rungs­frist beträgt bei einem Unter­neh­mer in der Regel 10 Jahre.

Es ist dar­auf hin­zu­wei­sen, dass elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen zwin­gend elek­tro­nisch wäh­rend der Dauer der Auf­be­wah­rungs­frist auf einem Daten­trä­ger auf­zu­be­wah­ren sind, der keine Ände­run­gen mehr zulässt. Hierzu gehö­ren ins­be­son­dere nur ein­mal beschreib­bare CDs und DVDs. Eine Auf­be­wah­rung einer elek­tro­ni­schen Rech­nung als Papier­aus­druck ist in die­sen Fäl­len nicht zuläs­sig.

Pflicht­an­ga­ben einer Rech­nung. An die­ser Stelle möch­ten wir auch auf Pflicht­an­ga­ben einer Rech­nung auf­merk­sam machen.

Ord­nungs­ge­mäße Rech­nun­gen müs­sen wei­ter­hin fol­gende Pflicht­an­ga­ben zwin­gend ent­hal­ten, damit der Rech­nungs­emp­fän­ger hier­aus den Vor­steu­er­ab­zug erhält (§ 14 Abs. 4 UStG):

  • Voll­stän­di­ger Name und Anschrift des Leis­ten­den und des Leis­tungs­emp­fän­gers
  • Steu­er­num­mer oder Umsatz­steuer- Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer (USt-IdNr.) des leis­ten­den Unter­neh­mers
  • Aus­stel­lungs­da­tum
  • die ein­ma­lig ver­ge­bene, fort­lau­fende Rech­nungs­num­mer
  • Zeit­punkt der Lie­fe­rung oder sons­ti­gen Leis­tung
  • das nach Steu­er­sät­zen und ein­zel­nen Steu­er­be­frei­un­gen auf­ge­schlüs­selte (Netto-)Entgelt, jede im Vor­aus ver­ein­barte Ent­gelts­min­de­rung, sofern sie nicht im Ent­gelt berück­sich­tigt ist
  • den anzu­wen­den­den Steu­er­satz, den Umsatz­steu­er­be­trag oder ggf. einen Hin­weis auf die jewei­lig gel­tende Steu­er­be­frei­ung
  • Menge und Art der Lie­fe­rung oder Umfang und Art der sons­ti­gen Leis­tung
  • Hin­weis auf 2-jäh­rige Auf­be­wah­rungs­pflicht bei Grund­stücks­leis­tun­gen
  • Bei Klein­be­trags­rech­nun­gen (brutto bis zu 150 EUR) muss der Leis­tungs­emp­fän­ger, die USt-IdNr. sowie eine Rech­nungs­num­mer nicht ange­ge­ben wer­den. Zudem reicht die Angabe des Brut­to­be­trags sowie des zutref­fen­den Steu­er­sat­zes aus. Die glei­chen Erleich­te­run­gen gel­ten bei Fahr­aus­wei­sen über eine Per­so­nen­be­för­de­rung. Unter­liegt diese dem ermä­ßig­ten Steu­er­satz, ist die Angabe des Steu­er­sat­zes ent­behr­lich. Diese Erleich­te­run­gen gel­ten nicht für die Beför­de­rung mit einem Taxi oder für die Ver­mie­tung von Autos.

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