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Recht­li­che Anfor­de­run­gen bei der Kom­mu­ni­ka­tion per E-Mail

Im pri­va­ten und geschäft­li­chen Ver­kehr spie­len E-Mails eine immer wich­ti­gere Rolle. Anders als ein Brief oder ein Fax lässt sich eine E-Mail „mal schnell“ schrei­ben. Die Kom­mu­ni­ka­tion ist ein­fa­cher und in der Regel auch güns­ti­ger. Welt­weit kann jeder inner­halb weni­ger Sekun­den erreicht wer­den. Gegen­über einem Tele­fo­nat bie­tet die E-Mail den Vor­teil, dass der Inhalt der Nach­richt doku­men­tiert ist.


Bei allen Vor­tei­len gibt es bei der Kom­munikation per E-Mail auch eine Kehr­seite der Medaille. Aus den genann­ten Vor­tei­len erge­ben sich auch Auf­ga­ben und Risi­ken, wie nach­fol­gen­der Bei­trag zeigt.

Neben den beson­de­ren Sicher­heits­ri­si­ken von E-Mails – hier soll nur die Mög­lich­keit des Mit­le­sens oder des Miss­brauchs sowie die Risi­ken im Zusam­men­hang mit viren­verseuchten Mails und Spam-Mails erwähnt wer­den – bestehen bzw. ent­ste­hen erheb­liche recht­li­che Anfor­de­run­gen, die in der Pra­xis häu­fig jedoch stief­müt­ter­lich behan­delt wer­den.

Pflicht­an­ga­ben in E-Mails. Sämt­li­che Pflicht­an­ga­ben, die in Geschäfts­brie­fen ent­halten sein müs­sen, sind in E-Mails eben­falls auf­zu­neh­men. Wel­che Anga­ben dies sind, rich­tet sich nach der Rechts­form des Unter­neh­mens. Die Anga­ben soll­ten dabei deut­lich les­bar ent­hal­ten sein. Die Über­mittlung in Form einer ange­häng­ten elektro­nischen Visi­ten­karte (V-Card) genügt nicht den Anfor­de­run­gen.

Wird gegen die recht­li­chen Vor­ga­ben ver­sto­ßen, kann dies zur Fest­set­zung von Zwangs­gel­dern durch das Regis­ter­ge­richt füh­ren. Zudem dro­hen zivil­recht­li­che An­sprüche wegen Irre­füh­rung und die Gefahr einer Abmah­nung aus wettbewerbsrecht­lichen Grün­den.

Archi­vie­rung von E-Mails.Im Dezem­ber 2002 wurde die Deut­sche Bank von der US-Bör­sen­auf­sicht gezwun­gen, 1,65 Millio­nen US-Dol­lar Strafe zu zah­len. Anlagebe­rater der Bank hat­ten E-Mails falsch oder gar nicht abge­spei­chert. Dadurch wur­den Ermitt­lun­gen zu umstrit­te­nen Anlageemp­fehlungen erschwert. Neben der Deut­schen Bank muss­ten auch Gold­man Sachs, Mor­gan Stan­ley und Salo­mon Smith Bar­ney sowie andere Geld­häu­ser zah­len.

Mit der lücken­haf­ten E-Mail-Archi­vie­rung ver­letz­ten die Geld­häu­ser US-Recht. Aus Deutsch­land ist ein ähn­li­ches Bei­spiel nicht bekannt, jedoch ist die­ses sicher geeig­net, Sen­si­bi­li­tät für die Archi­vie­rung von E-Mails zu ent­wi­ckeln.

Gesetz­li­che Archi­vie­rungs­pflicht.Die ge­setzlichen Archi­vie­rungs­pflich­ten erge­ben sich aus einer Viel­zahl von Vor­schrif­ten. Aus die­sem Dschun­gel von Regeln wer­den ex­emplarisch einige Vor­schrif­ten erör­tert.

Nach § 238 HGB ist der Kauf­mann ver­pflichtet, eine mit der Urschrift überein­stimmende Wie­der­gabe der abge­sand­ten Han­dels­briefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sons­tige Wie­der­gabe des Wort­lauts auf einem Schrift-, Bild- oder ande­ren Daten­träger) zurück­zu­be­hal­ten. Umfasst ist damit auch der Ver­kehr per E-Mail, wenn es sich z. B. nicht um pri­vate Nach­rich­ten han­delt.

Auch steu­er­recht­li­che Vor­schrif­ten be­gründen eine Archi­vie­rungs­pflicht von E-Mails. Seit dem 1. Januar 2002 kann die Finanz­ver­wal­tung im Rah­men der Außen­prüfung auf Fir­men-EDV zugrei­fen. Der Be­triebsprüfer kann bei Außen­prü­fun­gen die gespei­cher­ten Daten ein­se­hen. Er hat das Recht, die steu­er­rele­van­ten Daten auf einem Daten­trä­ger zu ver­lan­gen, um sie dann in sei­nem Prüf­pro­gramm aus­zu­wer­ten, oder das Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­tem des Steuer­pflichtigen zu nut­zen.

Die Anfor­de­run­gen die­ser Gesetzesände­rung wer­den im Schrei­ben des Bundesmi­nisteriums für Finan­zen (BMF) vom 16. Juli 2001 mit dem Titel „Grund­sätze zum Daten­zugriff und zur Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unterla­gen (GDPdU)“ kon­kre­ti­siert. Außer­dem müs­sen die Vor­schrif­ten des BMF-Schrei­bens zu den Grund­sät­zen ord­nungs­mä­ßi­ger DV-ge­­stütz­ter Buch­füh­rungs­sys­teme (GoBS) vom 7. Novem­ber 1995 beach­tet wer­den.

Nach § 146 Abs. 5 Abga­ben­ord­nung (AO) gilt, dass „bei der Füh­rung der Bücher und der sonst erfor­der­li­chen Auf­zeich­nun­gen auf Daten­trä­gern ins­be­son­dere sicher­ge­stellt sein muss, dass wäh­rend der Dauer der Auf­bewahrungsfrist die Daten jeder­zeit verfüg­bar sind und unver­züg­lich les­bar gemacht wer­den kön­nen“.

Nach § 147 AO sind fer­ner die fol­gen­den Unter­la­gen geord­net auf­zu­be­wah­ren:

  • Bücher und Auf­zeich­nun­gen, Inven­tare, Jah­res­ab­schlüsse, Lage­be­richte, die Eröff­nungs­bi­lanz sowie die zu ihrem Ver­ständ­nis erfor­der­li­chen Arbeitsanwei­sungen und sons­ti­gen Organisationsun­terlagen,
  • die emp­fan­ge­nen Han­dels- oder Ge­schäftsbriefe,
  • Wie­der­ga­ben der abge­sand­ten Han­dels- oder Geschäfts­briefe,
  • Buchungs­be­lege,
  • Unter­la­gen, die einer mit Mit­teln der Da­tenverarbeitung abge­ge­be­nen Zollanmel­dung nach Arti­kel 77 Abs. 1 in Ver­bin­dung mit Arti­kel 62 Abs. 2 Zoll­ko­dex beizufü­gen sind, sofern die Zoll­be­hör­den nach Arti­kel 77 Abs. 2 Satz 1 Zoll­ko­dex auf ihre Vor­lage ver­zich­tet oder sie nach erfolg­ter Vor­lage zurück­ge­ge­ben haben,
  • sons­tige Unter­la­gen, soweit sie für die Besteue­rung von Bedeu­tung sind.

Im Ergeb­nis sind also alle E-Mails, die für die Besteue­rung von Bedeu­tung sind, aufzu­bewahren.

Ver­stöße gegen die gesetz­li­chen Archivie­rungspflichten.Ver­stöße gegen die gesetz­lichen Archi­vie­rungs­pflich­ten kön­nen eine Ord­nungs­wid­rig­keit dar­stel­len. Im Ein­zel­fall kön­nen sogar straf­recht­li­che Vor­schrif­ten ver­letzt sein.

Fer­ner kön­nen sich Schadenersatzan­sprüche gegen z. B. den GmbH-Geschäfts­­­füh­rer erge­ben. Geschäfts­füh­rer haben in den Ange­le­gen­hei­ten der Gesell­schaft die Sorg­falt eines ordent­li­chen Geschäfts­mannes anzu­wen­den. Über­wacht der Ge­schäftsführer nicht das Risi­ko­ma­nage­ment, dem die Archi­vie­rung von E-Mails zuzuord­nen ist, kann die­ser bei Ent­ste­hung eines Scha­dens even­tu­ell in die Haf­tung genom­men wer­den.

Fern­mel­de­ge­heim­nis und Daten­schutz. Die Archi­vie­rung von E-Mails berei­tet je­doch auch Pro­bleme, die auf den ers­ten Blick nicht ersicht­lich sind. An die­ser Stelle soll auch dar­auf hin­ge­wie­sen wer­den, dass die Archi­vie­rung von E-Mails einen Ver­stoß gegen das Fern­mel­de­ge­heim­nis dar­stel­len kann. Die­ses ist nach über­wie­gen­der Auffas­sung anwend­bar, wenn den Arbeit­neh­mern gestat­tet wird, E-Mails zu pri­va­ten Zwe­cken ein­zu­set­zen. Zudem sind die Vor­schrif­ten des Bun­des­da­ten­schutz­ge­set­zes zu beach­ten.

Aus­blick Beschäf­tig­ten­schutz. Nach dem Ent­wurf eines Geset­zes zur Rege­lung des Beschäf­tig­ten­da­ten­schut­zes der Bundes­regierung vom 25.08.2010 soll der Be­schäftigtenschutz kon­kre­ti­siert wer­den und Rechts­si­cher­heit für Arbeit­ge­ber und Be­schäftigte schaf­fen.

Es wird im Ergeb­nis her­vor­ge­ho­ben, dass nur Daten ver­ar­bei­tet wer­den, die für das Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis erfor­der­lich sind. Es soll gleich­zei­tig die Arbeit­neh­mer schüt­zen und den Arbeit­ge­bern eine Grund­lage für die Durch­set­zung von Com­pli­ance-Anfor­­de­run­gen geben.

Im Ein­zel­nen soll gere­gelt wer­den, wel­che Daten im Bewer­bungs­ver­fah­ren erho­ben wer­den dür­fen und wel­che Fra­ge­rechte der poten­zi­elle Arbeit­ge­ber hat. Fer­ner soll die ärzt­li­che Unter­su­chung und Durch­füh­rung von Eig­nungs­tests vor Begrün­dung eines Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses gere­gelt wer­den.

Der Geset­zes­ent­wurf sieht auch eine Kon­kretisierung der Daten­er­he­bung, -verarbei­tung und -nut­zung im Beschäftigungsver­hältnis vor.

Die Beob­ach­tung nicht öffent­lich zugäng­licher Betriebs­ge­lände, Betriebsgebäu­de oder Betriebs­räume (Betriebs­stät­ten) mit optisch-elek­tro­ni­schen Ein­rich­tun­gen Video­über­wa­chung), die auch zur Erhe­bung von Beschäf­tig­ten­da­ten geeig­net ist, wird nur unter bestimm­ten Vor­aus­set­zun­gen zu­gelassen.

Der Arbeit­ge­ber darf zudem Beschäf­tigtendaten durch elek­tro­ni­sche Einrich­tungen zur Bestim­mung eines geogra­fischen Stand­or­tes (Ortungs­sys­teme) nur erhe­ben, ver­ar­bei­ten und nut­zen, soweit dies aus betrieb­li­chen Grün­den erfor­der­lich ist.

Er darf nach dem Geset­zes­ent­wurf bio­metrische Merk­male eines Beschäf­tig­ten nur erhe­ben, ver­ar­bei­ten und nut­zen, soweit dies aus betrieb­li­chen Grün­den zu Auto­ri­­sie­rungs- und Authen­ti­fi­ka­ti­ons­zwe­cken er­forderlich ist und keine schutz­wür­di­gen In­teressen des Beschäf­tig­ten am Aus­schluss der Daten­er­he­bung, -ver­ar­bei­tung und -nut­zung über­wie­gen. Daten in Form von Licht­bildern eines Beschäf­tig­ten darf der Arbeit­geber auch zu ande­ren Zwe­cken erhe­ben, ver­ar­bei­ten und nut­zen, soweit der Beschäf­tigte ein­ge­wil­ligt hat.

Der Geset­zes­ent­wurf kon­kre­ti­siert wei­ter die Nut­zung von Telekommunikations­diensten und die hier­mit ver­bun­dene Daten­erhebung, -ver­ar­bei­tung und -nut­zung.

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